Benutzerverwaltung in KENEXOS
Die Verwaltung von Benutzern in KENEXOS ist ein essenzieller Schritt, um die sichere und effiziente Nutzung des Systems zu gewährleisten. Neue Benutzer müssen stets von einem existierenden Benutzer mit Administratorrechten angelegt werden. Nur Administratoren besitzen die notwendigen Berechtigungen, um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen und Änderungen vorzunehmen.
Neuen Benutzer einladen
Um einen neuen Benutzer in das System aufzunehmen, navigiert der Administrator zunächst zum Bereich der Benutzerverwaltung. Dies erfolgt durch Klicken auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) in der oberen rechten Ecke des KENEXOS-Fensters, gefolgt von der Auswahl des Menüpunkts „Benutzer“.
In dieser Übersicht sind alle bereits eingeladenen und registrierten Nutzer gelistet. Zum Hinzufügen einer neuen Person betätigen Sie den Button „Neuen Benutzer einladen“. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster muss zwingend eine gültige E-Mail-Adresse des zukünftigen Benutzers eingegeben werden. Die E-Mail-Adresse spielt eine zentrale Rolle im Anmeldeprozess, da sie für die Zertifizierung und die erstmalige Anmeldung (Initialisierung des Kontos) im System unerlässlich ist.
Im gleichen Schritt muss dem neuen Nutzer eine geeignete Rolle zugewiesen werden. Dies geschieht über das gleichnamige Auswahlfenster. Die zugewiesene Rolle definiert die Berechtigungen und den Umfang der möglichen Aktionen, die der Nutzer innerhalb des KENEXOS-Systems durchführen darf. Eine sorgfältige Auswahl der Rolle ist entscheidend, um das Prinzip der geringsten Rechte (Least Privilege) zu wahren und die Systemsicherheit zu erhöhen.
Nach dem erfolgreichen Versand der Einladung erhält der neue Benutzer eine E-Mail mit einem Link zur Kontobestätigung und zur Festlegung seines Passworts, womit der Registrierungsprozess abgeschlossen wird.
Rollenverwaltung und -zuweisung
Die Verwaltung der Rollen erfolgt ebenfalls über den Bereich der Benutzereinstellungen, indem Sie das Register „Rollen“ auswählen. Rollen sind das grundlegende Werkzeug, um Berechtigungsprofile zu erstellen und diese konsistent mehreren Benutzern zuzuweisen.
Neue Rollen anlegen:
Um eine neue, spezifische Berechtigungsgruppe zu definieren, klicken Sie auf den „Neu“-Button. In dem sich öffnenden Pop-up-Fenster muss lediglich ein aussagekräftiger Name für die neue Rolle eingegeben werden (z. B. „Lagerverwalter“, „Außendienst“ oder „Lesender Zugriff“). Nach dem Speichern ist die Rolle erstellt und kann im nächsten Schritt mit detaillierten Rechten konfiguriert werden (diese Konfiguration der Rechte selbst ist in diesem Abschnitt nicht weiter beschrieben, folgt aber der Rollenerstellung).
Bestehende Rollen zuweisen:
Bereits definierte Rollen können Nutzern nachträglich oder zusätzlich zugewiesen werden, was besonders bei komplexeren Berechtigungsmustern sinnvoll ist. Hierzu wird der „Hinzufügen“-Button verwendet. Es öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Rollen. Die gewünschten Rollen können durch Aktivieren der rechteckigen Checkboxen ausgewählt und dem Benutzer durch Speichern zugeordnet werden. Ein Benutzer kann somit auch mehrere Rollen gleichzeitig innehaben und profitiert von der Summe aller Berechtigungen dieser Rollen.
Die Flexibilität im Rollen- und Benutzermanagement ermöglicht eine präzise Steuerung des Systemzugriffs, was für die Einhaltung interner Richtlinien und die Datensicherheit von größter Bedeutung ist.
Lizenzen & Add-Ons – Die Basis der Benutzerkonfiguration
Im dedizierten Register “Lizenzen” finden Administratoren in der oberen Sektion zentral das Auswahlfeld, welches die aktuell dem jeweiligen Benutzer zugewiesene Lizenz anzeigt. Die Zuweisung einer abweichenden Lizenz kann einfach durch Klicken auf die Schaltfläche “Bearbeiten” vorgenommen werden. Es ist hierbei zu beachten, dass die Palette der tatsächlich verfügbaren Lizenzen strikt vom abgeschlossenen Vertrag abhängt, den Ihre Organisation mit dem Anbieter geschlossen hat. Jede Lizenz schaltet bestimmte Kernfunktionen und Nutzungsumfänge frei.
Rollen und Berechtigungen – Granulare Steuerung des Nutzerzugangs
Das Sicherheits- und Zugriffskonzept basiert maßgeblich auf der Zuweisung von Rollen. Jeder Rolle können spezifische, fein abgestufte Berechtigungen zugewiesen werden. Dieses System ermöglicht es der Administration, die Möglichkeiten der Nutzer präzise zu steuern. Die Kontrolle erstreckt sich dabei sowohl auf die Sichtbarkeit (Sichten) dedizierter Datensätze als auch auf die Befugnis, Änderungen (Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen) an diesen vorzunehmen.
Detaillierte Bearbeitung der Berechtigungen:
Um die Berechtigungen einer Rolle anzupassen, navigieren Sie über das zentrale Zahnradmenü in den Verwaltungsabschnitt “Rollen”. Innerhalb dieses Bereichs wechseln Sie in den Reiter “Berechtigungen”.
In der gleichnamigen Hauptsektion werden sämtliche verfügbaren Berechtigungen für die verschiedenen Entitäten (Module, Objekte) innerhalb der KENEXOS-Umgebung übersichtlich präsentiert.
Übersicht und Freigabestatus:
An jedem Modul ist ein visueller Indikator in Form eines orangenen Hakens links des Modulnamens angebracht. Dieser Haken signalisiert auf einen Blick, ob dieses spezifische Modul oder dieser Bereich dem Benutzer im Rahmen der zugewiesenen Rolle überhaupt freigegeben ist.
Für eine tiefere Einsicht in die Detailberechtigungen klicken Sie auf “Aufklappen”. Hierdurch wird eine detaillierte Ansicht enthüllt, welche exakten Berechtigungen für welche spezifischen Datensätze innerhalb dieses Moduls aktiviert sind.
Die Aktivierung oder Deaktivierung von Berechtigungen erfolgt primär über den Schieberegler (Toggle-Schalter) neben dem zu bearbeitenden Arbeitsbereich oder Modul. Durch Betätigung des Schiebereglers kann der Zugriff für den Nutzer entweder global für diesen Bereich freigegeben oder entzogen werden.
Kernfunktionen, die freigegeben werden können:
Die Berechtigungsvergabe erfolgt über eine Matrix von Standardfunktionen, die sich auf alle Felder des entsprechenden Moduls beziehen:
Funktion | Erklärung und Umfang der Berechtigung |
Alle Anzeigen | Gewährt dem Nutzer die Berechtigung, sämtliche Felder und Datensätze des Moduls zu sichten (Lesezugriff). |
Audit trail | Ermöglicht dem Nutzer die Einsicht in den umfassenden Änderungsverlauf (Historie) des Moduls. Hier werden die durchgeführten Änderungen, der genaue Zeitpunkt der Ausführung und der Benutzer, der diese Aktion vornahm, detailliert protokolliert und angezeigt. |
Bearbeiten | Schaltet die Möglichkeit frei, das gesamte Modul oder spezifisch nur einzelne Datensätze innerhalb des Moduls zu modifizieren und zu aktualisieren. |
Hinzufügen | Erlaubt die Erstellung und Eingabe neuer Daten bzw. Datensätze in das Modul. |
Löschen | Ermächtigt den Nutzer, entweder das gesamte Modul oder ausgewählte einzelne Datensätze permanent aus dem System zu entfernen. |
Sektionale und dedizierte Berechtigungen:
Über die Modul-weiten Standardfunktionen hinaus bieten einige Entitäten (komplexere Datenstrukturen) weitere, spezialisierte Sektionen, die ebenfalls zur Freigabe stehen. Innerhalb dieser Sektionen können Sie über rechteckige Checkboxen die Freigabe für die gesamten Felder einer Sektion granular zur Ansicht, Bearbeitung oder Löschung erteilen.
Vereinzelt sind auch zusätzliche, dedizierte Funktionen verfügbar, die spezifische Prozesse oder Aktionen steuern. Die Freigabe dieser Spezialfunktionen erfolgt ebenfalls durch die Aktivierung der entsprechenden Checkbox rechts neben dem Funktionsnamen. Dieses mehrstufige Berechtigungssystem gewährleistet maximale Flexibilität und Sicherheit bei der Definition von Nutzerrollen.
Suche
KENEXOS gliedert sich in verschiedene Module. Diese Entitäten dienen der Erfassung und Speicherung notwendiger Informationen, um die Datenverarbeitung in Projekten sicherzustellen. Die Informationen können in der Regel direkt eingetragen oder nachträglich aus den jeweiligen Projekten ergänzt werden.
Um zwischen den Arbeitsbereichen zu wechseln und Stammdaten anzulegen, verwenden Sie bitte den Reiter „Suche“
Suchen und Arbeitsgebiet wählen: Öffnen Sie den Reiter „Suche“ (das immer geöffnet ist) und wählen Sie das relevante Arbeitsgebiet gemäß den nachfolgenden Abschnitten aus.
- Übersicht: Es wird automatisch eine Liste aller vorhandenen Stammdaten angezeigt (siehe Beispiel unten).
- Bearbeitung oder Neuanlage:
- Bestehende Daten bearbeiten: Klicken Sie auf den ersten Eintrag in der Ergebnisliste und wählen Sie „Bearbeiten“.
- Neue Daten erfassen: Klicken Sie auf das Symbol „Neu“.
- Daten entfernen: Wählen Sie die gewünschten Objekte in der Liste durch Anklicken des rechteckigen Kontrollkästchens links neben dem Namen aus. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche “Entfernen”, um die Verknüpfung zum Datensatz aufzuheben.
Sonderfall Baumstruktur: Bei Stammdaten, die in einer Baumstruktur organisiert sind (z. B. Ticketkategorie), klicken Sie bitte direkt auf „Bearbeiten“.
Register anlegen / zuordnen:
Für die Module „Projekt“, „Objekt“, „Ticket“, „Geschäftspartner“, „Bautagebücher“ und „Vertrag“ können Sie bestehende Register in den Arbeitsbereich einfügen oder ein neues Register erstellen.
Um ein Register anzulegen, wechseln Sie in der „Suche“ zum Arbeitsbereich „Register(…)“, wobei in den Klammern der Name des Moduls steht, dem das Register hinzugefügt wird.
In der Eingabemaske tragen Sie den Namen in das gleichnamige Feld ein. Das Feld „Formularvorlagen“ ist ein Auswahlfeld, über das Sie vorgefertigte Formulare in das Register einfügen können. Diese Formulare können im weiteren Prozessablauf in diesem Arbeitsbereich bearbeitet werden.
Nach dem Abschließen des Registers mit „Speichern“ kann das Register in der Liste durch Klicken auf den Namen geöffnet werden. Dort finden Sie ein Register „…arten“, welches sich auf den spezifischen Arbeitsbereich bezieht. Wenn Sie dieses öffnen, können Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ die Kategorie auswählen, bei denen das Register angezeigt werden soll. Beispiel: Sie haben ein Register für Projekte erstellt. Anschließend können Sie die Projektart „Bauvorhaben“ dem Register hinzufügen. Nun wird das Register in allen Projekten mit der Projektart „Bauvorhaben“ angezeigt.
Dateien-Management in KENEXOS
KENEXOS verfügt über ein umfassendes, integriertes Dateien-Managementsystem, das die zentrale Ablage und Verknüpfung von Dokumenten und Dateien an verschiedenen relevanten Stellen im System ermöglicht. Dies gewährleistet eine effiziente Organisation und den schnellen Zugriff auf alle projektspezifischen oder objektbezogenen Unterlagen.
Dateien können in den folgenden zentralen Arbeitsbereichen von KENEXOS abgelegt und verwaltet werden:
- Projekte: Allgemeine Projektdokumentation, Baupläne, Genehmigungen.
- Objekte: Objektbezogene Dokumente, wie technische Datenblätter oder Wartungsprotokolle.
- Tickets: Dokumentation von Störungen, Serviceanfragen oder Mängeln.
- Verträge: Schriftstücke, Vereinbarungen und Anlagen zu geschäftlichen Verträgen.
- Leistungsverzeichnisse: Spezifikationen und Beschreibungen der zu erbringenden Leistungen.
- Aufmaßblätter: Nachweise und Protokolle der erbrachten und gemessenen Leistungen.
- Bautagebücher: Tägliche Aufzeichnungen des Baufortschritts und besonderer Vorkommnisse.
- Regieberichte: Nachweise von Material- und Arbeitsaufwand für Regieleistungen.
- Prüfungen: Dokumentation von Qualitätsprüfungen, Abnahmen und Zertifikaten.
- (Weitere modulabhängige Arbeitsbereiche)
Ablauf des Datei-Uploads
Der Prozess zum Hochladen von Dateien ist systemübergreifend in allen Modulen standardisiert und einfach gehalten.
- Zugriff auf die Dateisektion: Navigieren Sie in den jeweiligen Arbeitsbereich (z.B. Projekt, Objekt, Ticket) und wechseln Sie dort in das Register „Dateien“. Hierdurch öffnet sich die Sektion „Dateien“, welche alle bereits verknüpften Dateien anzeigt.
- Upload-Maske öffnen: Betätigen Sie den Button „Neu“, um die Upload-Maske aufzurufen. Diese startet standardmäßig im Reiter „Dateien“ für den direkten Upload.
Felder und Funktionen in der Upload-Maske (Reiter „Dateien“):
Feld | Beschreibung |
Dateiablage-Feld | Dieses primäre Feld dient zur Auswahl und Bereitstellung der hochzuladenden Dateien. Es unterstützt folgende flexible Methoden zur Übertragung:Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschte Datei(en) direkt aus dem Datenverwaltungssystem Ihres Betriebssystems in dieses Feld. Zwischenspeicher (Strg+v): Fügen Sie eine Datei, die sich aktuell im Zwischenspeicher (Clipboard) des Betriebssystems befindet, über das Tastenkürzel Strg + V ein Dateiauswahl-Dialog: Klicken Sie direkt auf das Feld, um den nativen Datei Explorer Ihres Betriebssystems zu öffnen. Hier können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen, die vor dem finalen Upload in einen temporären Zwischenspeicher geladen werden. |
Status | Dieses Feld ist relevant, wenn Dokumente einer Freigabeprozedur unterliegen. Sie können hier den aktuellen Freigabestatus festlegen oder ändern: „Freigegeben“ (bestätigt) oder „Abgelehnt“ (zurückgewiesen). |
Bezeichnung | Ein Freitextfeld zur Eingabe von zusätzlichen beschreibenden Informationen, Kommentaren oder einer detaillierteren Beschreibung des Dokumenteninhalts. |
Attribute | Über den Button „Hinzufügen“ oberhalb des Feldes können Sie Attribute aus den zentralen Stammdaten auswählen und der Datei zuordnen. Diese Kategorisierung ist essenziell für die spätere Filterung und Strukturierung der Dokumente. Zur Entfernung eines bereits zugewiesenen Attributs klicken Sie auf den „x“-Button neben dem Attributnamen. |
Hochladen | Nach Ausfüllen der relevanten Felder wird durch Betätigen dieses Buttons der finale Speichervorgang ausgelöst und die Datei dauerhaft im KENEXOS-System abgelegt und mit dem entsprechenden Arbeitsbereich verknüpft. |
Speichern von Weblinks (Reiter „Link“)
Alternativ zum direkten Datei-Upload bietet die Eingabemaske die Möglichkeit, im Reiter „Link“ lediglich einen Verweis (URL) auf eine externe Datei oder Webseite zu speichern.
- Im Feld „URL“ geben Sie die vollständige Webadresse (URL) ein.
- Im Feld „URL-Name“ legen Sie den Namen fest, unter dem der Link im System angezeigt werden soll.
Nach dem Speichern kann dieser Link per Klick im System aufgerufen werden, wodurch der Nutzer direkt zur hinterlegten Webadresse der Datei oder Ressource weitergeleitet wird.
Nachgelagerte Funktionen für angelegte Dateien
Nachdem eine Datei erfolgreich im System angelegt wurde, stehen dem Benutzer im Dateimanagement folgende Aktionen zur Verfügung:
- Entfernen: Löscht die ausgewählte Datei dauerhaft und unwiderruflich aus dem System. Achtung: KENEXOS verfügt über keinen Papierkorb oder Zwischenspeicher für gelöschte Dateien.
- Öffnen und Bearbeiten: Öffnet den Datensatz der Datei. Je nach Dateityp wird entweder ein integriertes Vorschaufenster innerhalb von KENEXOS angezeigt, oder der Nutzer wird zur Bearbeitung in das zugehörige Standardprogramm seines Betriebssystems (z.B. Microsoft Word, Adobe Reader) weitergeleitet.
- Herunterladen: Speichert eine Kopie der Datei in den voreingestellten Downloadordner des aktuell verwendeten Browsers.
- Kachelansicht: Wechselt die Darstellungsform der Dateiliste von einer tabellarischen Übersicht in eine visuell ansprechendere Kachelansicht mit Vorschaubildern (sofern unterstützt).
Erweiterte Filterfunktionen
Zur effektiven Suche und Verwaltung großer Dateimengen kann die Funktion „Filter einblenden“ aktiviert werden. Nach Aktivierung werden rechtsseitig der Dateiansicht diverse Auswahl- und Eingabefelder eingeblendet. Hier können die angezeigten Dateien nach folgenden Kriterien (auch in Kombination) gefiltert werden:
- Dateiname: Textsuche, die alle Dateien anzeigt, deren Name den eingegebenen Text enthält.
- Dateigröße: Auswahl einer gewünschten Spanne der Dateigröße (z.B. 1MB – 5MB).
- Dateierweiterung: Auswahl spezifischer Dateitypen, die angezeigt werden sollen (z.B. .pdf, .jpg, .docx).
Status: Filterung nach dem Freigabestatus der Dokumente (z.B. nur „Freigegeben“).
