KENEXOS IT-Help: Allgemeine Verwaltung #

1. Benutzerverwaltung #

Verwalten Sie Benutzer sicher und effizient in KENEXOS. Als Administrator können Sie neue Benutzer anlegen. Dieser Prozess legt die Basis für Rechtevergabe, Projektzuweisung und den späteren Zugriff auf Ihre KENEXOS-Umgebung.

1.1 Neuen Benutzer einladen #

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) oben rechts.
2. Wählen Sie „Benutzer”.
3. Klicken Sie auf „Neuen Benutzer einladen”.
4. Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein.
5. Wählen Sie eine Rolle aus dem Auswahlfenster.
6. Speichern Sie die Einladung.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Confirmationslink und kann sich anschließend registrieren.

Feld	Beschreibung
E-Mail-Adresse	Gültige E-Mail für Kontobestätigung und Anmeldung.
Rolle	Definiert Berechtigungen und Zugriffssumfang des Benutzers.

1.2 Rollenverwaltung #

Rollen sind Ihr zentrales Instrument zur Verwaltung von Berechtigungsprofilen und zur konsistenten Zuweisung an Benutzer. Mit klaren Rollen verhindern Sie, dass Anwender ungewollt Zugriff auf sensible Bereiche erhalten.

Neue Rolle anlegen #

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer → Rollen.
2. Klicken Sie auf „Neu”.
3. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
4. Speichern Sie die Rolle.
5. Konfigurieren Sie die Berechtigungen (siehe Abschnitt 2).

Rollen zuweisen #

1. Öffnen Sie den Benutzer-Datensatz.
2. Wechseln Sie zum Reiter „Rollen”.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen”.
4. Aktivieren Sie die gewünschten Rollen durch die Checkboxen.
5. Speichern Sie die Zuordnung.

Ein Benutzer kann mehrere Rollen innehaben und erhält die Summe aller Berechtigungen. So können Sie differenzierte Zugriffsprofile abbilden, ohne für jede Kombination eine eigene Rolle anzulegen.

2. Rollen und Berechtigungen #

2.1 Lizenzen zuweisen #

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer.
2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer.
3. Wechseln Sie zum Reiter „Lizenzen”.
4. Klicken Sie auf „Bearbeiten”.
5. Wählen Sie die verfügbare Lizenz aus.

Die verfügbaren Lizenzen hängen vom geschlossenen Vertrag ab. Die Lizenzzuweisung bestimmt, welche Module und Funktionen der Benutzer in KENEXOS nutzen darf.

2.2 Berechtigungen konfigurieren #

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Rollen.
2. Wählen Sie die gewünschte Rolle.
3. Wechseln Sie zum Reiter „Berechtigungen”.

Berechtigungsmatrix #

Die folgenden Standardfunktionen können pro Modul/Bereich vergeben werden:

Funktion	Beschreibung
Alle Anzeigen	Gewährt Lesezugriff auf alle Felder und Datensätze des Moduls.
Audit Trail	Ermöglicht Einsicht in den Änderungsverlauf mit Zeitstempel und Benutzer.
Bearbeiten	Erlaubt Änderung und Aktualisierung von Datensätzen.
Hinzufügen	Erlaubt Erstellung neuer Datensätze.
Löschen	Erlaubt permanente Entfernung von Datensätzen.

Berechtigungen aktivieren #

• Ein oranger Haken zeigt an, ob ein Modul freigegeben ist.
• Klicken Sie auf „Aufklappen”, um Detailberechtigungen anzuzeigen.
• Nutzen Sie die Schieberegler (Toggles), um Berechtigungen zu aktivieren/deaktivieren.
• Nutzen Sie Checkboxen, um sektionale Berechtigungen zu steuern.

Abbildung 1: Berechtigungsmatrix für Rollen

3. Suche und Stammdaten #

KENEXOS ist modular aufgebaut. Sie nutzen die verschiedenen Module zur Erfassung und Speicherung von Informationen für Ihre Projektarbeit.

3.1 Navigation und Auswahl #

1. Öffnen Sie den Reiter „Suche”.
2. Wählen Sie das relevante Arbeitsgebiet (Modul).
3. Wählen Sie aus der Übersicht einen Datensatz oder legen Sie einen neuen an.

3.2 Datensätze verwalten #

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Wählen Sie den Datensatz und klicken Sie auf „Bearbeiten”.
Neu anlegen	Klicken Sie auf „Neu”, um einen neuen Datensatz zu erstellen.
Entfernen	Aktivieren Sie die Checkbox und klicken Sie „Entfernen”.

Hinweis für Baumstrukturen: Bei strukturierten Daten (z. B. Ticketkategorien) klicken Sie direkt auf „Bearbeiten”.

Abbildung 2: Suche und Arbeitsgebiet-Übersicht

4. Datei-Management #

KENEXOS bietet ein integriertes Dateien-Managementsystem für zentrale Ablage und Verknüpfung von Dokumenten.

4.1 Unterstützte Arbeitsbereiche für Datei-Uploads #

Dateien können in folgenden Bereichen abgelegt werden:

• Projekte
• Objekte
• Tickets
• Verträge
• Leistungsverzeichnisse
• Aufmaßblätter
• Bautagebücher
• Regieberichte
• Prüfungen
• (Weitere modulabhängige Bereiche)

4.2 Datei-Upload #

1. Navigieren Sie in den gewünschten Arbeitsbereich.
2. Wechseln Sie zum Reiter „Dateien”.
3. Klicken Sie auf „Neu”.
4. Nutzen Sie eine der Upload-Methoden:
   • Drag & Drop: Ziehen Sie die Datei ins Feld.
   • Zwischenspeicher: Fügen Sie die Datei mit Strg+V ein.
   • Datei-Dialog: Klicken Sie ins Feld, um den Explorer zu öffnen.

Diese Optionen helfen Ihnen, Dateien schnell in das KENEXOS-System zu übertragen, damit Dokumente und Pläne jederzeit zentral verfügbar sind.

4.3 Upload-Formular #

Feld	Beschreibung
Dateiablage-Feld	Ort für Drag & Drop, Zwischenspeicher oder Dateiauswahl.
Status	Freigabestatus: Freigegeben oder Abgelehnt.
Bezeichnung	Freitext für Beschreibung und Kommentare.
Attribute	Kategorisierung über Stammdaten-Attribute.
Hochladen	Startet den finalen Speichervorgang.

Abbildung 3: Datei-Upload-Maske

4.4 Weblinks speichern (Reiter „Link”) #

Alternativ zum direkten Upload können Sie externe Verweise speichern:

1. Wechseln Sie zum Reiter „Link”.
2. Geben Sie die URL ein.
3. Geben Sie einen URL-Namen ein (Anzeigename im System).
4. Speichern Sie den Link.

Sie können den Link anschließend per Klick aufrufen. So behalten Sie Verweise auf externe Ressourcen direkt in Ihrem Projektkontext im Blick.

4.5 Dateiverwaltung nach Upload #

Nach erfolgreichem Upload stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
Entfernen	Löscht die Datei permanent. Achtung: Es gibt keinen Papierkorb.
Öffnen/Bearbeiten	Zeigt Vorschau oder öffnet in Standardprogramm.
Herunterladen	Speichert eine Kopie im Browser-Downloadordner.
Kachelansicht	Wechselt Darstellung zu Vorschaubildern.

4.6 Erweiterte Filter #

Klicken Sie auf „Filter einblenden”, um Dateien nach folgenden Kriterien zu filtern:

• Dateiname: Textsuche im Dateinamen.
• Dateigröße: Filterung nach Größenspanne.
• Dateierweiterung: Filterung nach Dateityp (.pdf, .jpg, .docx, etc.).
• Status: Filterung nach Freigabestatus.

5. Register #

Register sind Verknüpfungen zu anderen Modulen, die Datensätze anzeigen, welche dem aktuellen Arbeitsbereich zugeordnet sind.

5.1 Übersicht #

Register erscheinen in der linken Spalte, wenn Sie einen Arbeitsbereich öffnen. Beispiel: Im Register „Tickets” eines Projekts werden alle diesem Projekt zugeordneten Tickets angezeigt.

5.2 Aktionen in Registern #

Innerhalb von Registern können Sie:

• Datensätze bearbeiten
• Datensätze löschen
• Neue Datensätze anlegen (automatisch zugeordnet)

Abbildung 4: Register im Arbeitsbereich-Dashboard

5.3 Register anlegen / zuordnen #

Für folgende Module können Sie Register hinzufügen oder erstellen:

• Projekt
• Objekt
• Ticket
• Geschäftspartner
• Bautagebuch
• Vertrag

Register verbinden verwandte Informationen und machen es einfacher, den Kontext zwischen Modulen zu verfolgen.