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Die Funktionen von KENEXOS®
Verwaltung von Geschäftspartnern in KENEXOS
Für eine effektive Zusammenarbeit und Verwaltung in KENEXOS müssen Nachunternehmer, Lieferanten und Kunden korrekt als Geschäftspartner angelegt werden.
Definition: Geschäftspartner sind ausschließlich juristische Einheiten (Unternehmen, Dienstleister), keine Einzelpersonen.
Die Anlage ist Grundlage für Prozesse wie Auftragsvergabe, Vertragsmanagement, Abrechnung und Projektdokumentation.
Anlage von Geschäftspartnern:
Wechseln Sie in das Register “Geschäftspartner” und klicken Sie auf den Button “Neu”. Sie werden in die Eingabemaske weitergeleitet, in der sie folgende Einträge machen können:
Personen
Zur Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen allen Beteiligten müssen die relevanten Personen in KENEXOS angelegt werden. Diese können anschließend Geschäftspartnern, Projekten und Tickets zugewiesen werden.
Um einen Benutzer in KENEXOS als Person zu führen, ist die Neuanlage der Person und eine Verknüpfung mit dem zugehörigen Benutzerkonto erforderlich. Es ist jedoch auch möglich, Personen ohne ein bestehendes Benutzerkonto zu erstellen.
Schritte zur Neuanlage von Personen:
Feld | Beschreibung |
Anrede | Wählen Sie die Anrede (z.B. Herr, Frau) für die Person aus dem Dropdown-Menü. |
Titel | Geben Sie den akademischen oder sonstigen Titel der Person ein (optional). |
Nummer | Tragen Sie optional eine Personal- oder ID-Nummer (alphanumerisch) für die interne Verwaltung im Baumanagement-System ein. |
KENEXOS-Konto | Wählen Sie das zu verknüpfende Benutzerkonto im Baumanagement-System aus (für den Systemzugriff). |
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. Benachrichtigungen und System-Informationen werden an diese Adresse gesendet. | |
Status | Setzen Sie den Status auf „Inaktiv“, um den Systemzugriff und die aktive Zuordnung temporär zu deaktivieren, ohne die Daten zu löschen. |
Vorname, Nachname | Tragen Sie den vollständigen Namen der Person ein. |
Telefon | Geben Sie die Festnetz- oder Haupttelefonnummer der Person ein. |
Mobiltelefon | Geben Sie die Mobiltelefonnummer der Person ein. |
Funktion | Erfassen Sie die spezifische Funktion oder Rolle der Person im Rahmen der Bauprojekte (z.B. Bauleiter, Polier, Architekt). |
Geschäftspartner | Wählen Sie den externen oder internen Geschäftspartner (z.B. Firma, Subunternehmer, Planungsbüro), dem diese Person primär zugeordnet ist. Weitere Zuordnungen können nachträglich erfolgen. |
Straße, Postleitzahl, Ort, Land und Bundesland | Tragen Sie die aktuelle private oder geschäftliche Adresse der Person ein. |
Leistungserbringer
In der Projektverwaltung von KENEXOS spielen die Leistungserbringer eine zentrale Rolle für die effiziente Abwicklung und Kommunikation. Leistungserbringer können verschiedene Formen annehmen: Sie können gesamte Unternehmen, spezifische Teams innerhalb eines Unternehmens oder einzelne Personen sein, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben in Projekten zuständig sind.
Zweck der Leistungserbringer-Zuordnung
Die gezielte Zuordnung von Leistungserbringern dient vor allem der Optimierung des Informationsflusses. Durch die klare Definition, wer für welche Leistung zuständig ist, wird sichergestellt, dass Benachrichtigungen, Status-Updates und projektrelevante Informationen in einzelnen Projektphasen direkt die zuständigen Parteien erreichen. Dies verhindert eine Überflutung des gesamten Projektteams mit irrelevanten Nachrichten und fördert eine fokussierte und reaktionsschnelle Zusammenarbeit.
Verhältnis zu Geschäftspartnern
Ein Leistungserbringer kann einem bereits im System angelegten Geschäftspartner zugewiesen werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Leistungserbringer (z.B. ein spezifisches Team oder eine Abteilung) ein integraler Bestandteil oder eine Untereinheit dieses Geschäftspartners (z.B. der Muttergesellschaft) ist. Diese Verknüpfung ermöglicht eine bessere Strukturierung und Übersicht der Beziehungen innerhalb der gesamten Geschäftsarchitektur.
Anlage eines neuen Leistungserbringers
Um einen neuen Leistungserbringer im KENEXOS-System zu erfassen, navigieren Sie in das entsprechende Register „Leistungserbringer“ und betätigen den Button “Neu”. Die daraufhin erscheinende Eingabemaske ermöglicht die detaillierte Erfassung wichtiger Kontaktdaten und Zuordnungen:
- Name 1 (Pflichtfeld): Der primäre Name des Leistungserbringers (z.B. der Firmenname oder der Teamname). Dieses Feld ist zwingend erforderlich.
- Name 2: Ein optionaler Zusatzname oder eine ergänzende Bezeichnung.
- Nummer: Eine interne oder externe Identifikationsnummer zur eindeutigen Kennzeichnung.
- Geschäftspartner: Die optionale Zuweisung zu einem übergeordneten Geschäftspartner.
- Telefon: Eine allgemeine Kontakttelefonnummer des Leistungserbringers oder des zuständigen Büros.
- Email: Die zentrale E-Mail-Adresse für die Kommunikation.
- Adresse: Die vollständige physische Adresse des Leistungserbringers.
Besonderheit der E-Mail-Adresse
Hinweis: Bei der Angabe der E-Mail-Adresse besteht die Flexibilität, eine Shared-Mailbox zu verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Teammitglieder Zugriff auf die projektspezifischen Informationen haben sollen, ohne dass jede Person einzeln hinzugefügt werden muss. Soll jedoch eine spezifische Person direkt und persönlich benachrichtigt werden, ist es ratsam, diese Person separat im Register „Personen“ hinzuzufügen und ihre persönliche E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
Register Personen: Zuordnung von Einzelpersonen
Das separate Register „Personen“ innerhalb des Leistungserbringer-Profils dient dazu, einzelne Mitarbeiter oder Kontaktpersonen dem Leistungserbringer zuzuweisen.
- Voraussetzung: Die hinzuzufügenden Personen müssen zuvor bereits als eigenständige Entitäten im KENEXOS-System angelegt worden sein.
- Funktion in Tickets: Sobald ein Leistungserbringer in einem Ticket oder einer Aufgabe zugeordnet wird, können die mit ihm verknüpften Personen gezielt als Verantwortlicher oder Ausführender ausgewählt werden. Dies schafft eine direkte Verantwortlichkeit auf persönlicher Ebene, auch wenn die übergeordnete Aufgabe dem gesamten Leistungserbringer zugewiesen ist. Es erleichtert das Management von Aufgaben und die Nachverfolgung individueller Beiträge innerhalb des Projektkontextes.
Attribute
Attribute können durch Betätigen des “Hinzufügen” Buttons aus den Stammdaten dem Geschäftspartner zugewiesen werden. Mit Hilfe des Entfernen Buttons kann die Zuweisung wieder aufgehoben werden. Weiter Information zu Attributen finden Sie hier.
Projekte
Jedem Geschäftspartner kann ein Projekt zugewiesen werden. Hierzu betätigen Sie einfach den „Hinzufügen“-Button. Weitere Informationen zu Projekten finden Sie hier
