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Die Funktionen von KENEXOS®
Tickets in KENEXOS
Tickets (Aufgaben, Mängel) in der Baumanagement-Software KENEXOS sind zentral für die Organisation, Verfolgung und Verwaltung von Bauaktivitäten. Sie dienen als digitale Arbeitspakete und gewährleisten einen strukturierten und nachvollziehbaren Bauprozess.
Hauptzwecke:
- Mängelmanagement: Erfassung, Zuweisung und Überwachung von Mängeln zur Qualitätssicherung bis zur Abnahme. Dies umfasst die lückenlose Dokumentation des Mangelbehebungsprozesses.
- Aufgaben- und Projektmanagement: Strukturierte Organisation, Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen zur Einhaltung des Zeitplans. Tickets ermöglichen die Zerlegung komplexer Bauphasen in überschaubare Einheiten.
- Kommunikation/Dokumentation: Zentrale, revisionssichere Bündelung aller Informationen und des Kommunikationsverlaufs. Alle relevanten Daten, Fotos und der Schriftverkehr bleiben einem Ticket zugeordnet.
- Risikomanagement: Frühzeitiges Erkennen und Beheben von Problemen. Durch die Priorisierung und Fälligkeitsdaten können kritische Pfade identifiziert und gesteuert werden.
- Abnahme: Verwaltung von Checklisten und Restmängeln bis zur Übergabe. Tickets bilden die Grundlage für die rechtssichere Übergabe des Bauwerks.
Sie sorgen für Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und Rechtssicherheit im Bauprozess, indem sie den Fortschritt messbar machen und die Verantwortlichkeiten eindeutig zuweisen.
Erstellen von Tickets in KENEXOS:
Tickets können aus der Suche, Projekten und deren Strukturelementen oder Objekten heraus erstellt werden. Die korrekte Verknüpfung mit einem Projekt ist zwingend erforderlich, da sonst die Zuweisung eines Teammitglieds sowie die korrekte hierarchische Einordnung des Tickets im Gesamtprojekt nicht gewährleistet ist.
Durch Betätigung des „Neu“-Buttons gelangen Sie in die Eingabemaske der Stammdaten des Tickets. Die Erfassung dieser Stammdaten ist essenziell für die korrekte Bearbeitung und Steuerung des Tickets im weiteren Verlauf. Folgende Felder stehen zur Bearbeitung bereit:
Feld | Beschreibung |
Ticket-Nr. | Dieses Feld wird automatisch vom System befüllt. Es dient als eindeutige Identifikationsnummer des Tickets im gesamten System. |
Titel | Freitext für die prägnante und aussagekräftige Bezeichnung des Tickets. Der Titel sollte den Inhalt klar widerspiegeln. |
Ticket-Typ | Auswahl aus einem Auswahllistenfeld der zuvor in den Stammdaten eingepflegten Ticket-Typen. Der Typ klassifiziert das Anliegen (z. B. Mangel, Aufgabe, Behinderung). |
Subtyp | Der Subtyp ist dem gewählten Tickettyp zugeordnet und kann im Auswahllistenfeld ausgewählt werden. Er bietet eine feinere thematische Untergliederung. |
Ticket Status | Auswahl aus einem Auswahllistenfeld der zuvor in den Stammdaten eingepflegten Ticket-Status. Der Status bildet den aktuellen Bearbeitungsstand des Tickets ab (z. B. Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgenommen). |
Ticket-Priorität | Im Dropdown stehen die Prioritäten „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ als Klassifizierung zur Verfügung. Die Priorität steuert die Dringlichkeit der Bearbeitung. |
Ticketkategorie | Durch Anklicken der Lupe gelangen Sie in die Suchmaske für Ticketkategorien der Stammdaten. Beachten Sie, dass die Kategorien auch Unterpunkte enthalten können. Diese sehen Sie erst, wenn Sie den orangenen Pfeil, der nach unten weist, klicken. Die Kategorie dient der thematischen Filterung und Auswertung. |
Projekt | Hier muss das Projekt gewählt werden, welchem das Ticket zugewiesen wird. Dies ist ein Pflichtfeld für die Zuordnung. |
Projektstrukturelement | Aus dem Projekt werden die Strukturelemente zur Auswahl gestellt. Die Zuweisung ermöglicht die genaue räumliche oder organisatorische Verortung des Tickets im Bauwerk. |
Objekt | Sie können ein Objekt aus dem Projekt dem Ticket zuweisen. Dies ermöglicht die Verknüpfung mit spezifischen Bauteilen oder Anlagen. |
Fälligkeitsdatum | Das Fälligkeitsdatum stellt den letzten Zeitpunkt dar, an dem das Ticket als Abgeschlossen gelten sollte. Es wird eine Erinnerung an den zuständigen Leistungserbringer zugestellt, sobald dieses Datum aktuell ist und das Ticket sich noch in einem anderen Status als „Abgeschlossen“ befindet. |
Fälligkeit Uhrzeit | Hier kann die Uhrzeit des Datums eingetragen werden, ab der das Ticket als überfällig gilt. Dies ermöglicht eine tagesgenaue Steuerung. |
Serviceplan | Aus der Suchmaske für Servicepläne kann das Ticket einem laufenden Serviceplan zugewiesen werden. Dies ist relevant für wiederkehrende Aufgaben oder Wartungen. |
Aktiv von – Aktiv Bis | Wählen Sie den Zeitraum, in dem das Ticket zur Bearbeitung gültig sein soll. |
Verantwortlicher Leistungserbringer | Das Ticket kann dem Leistungserbringer zugewiesen werden, der für die Ausführung verantwortlich sein wird. Im Auswahllistenfeld sind die Geschäftspartner eingetragen, die als Leistungserbringer in KENEXOS eingetragen wurden. Die Zuweisung legt die eindeutige Verantwortung fest. |
Verantwortliche Person | Wenn dem Leistungserbringer Personen zugewiesen wurden, finden Sie diese in dem Auswahllistenfeld und können Sie dem Ticket direkt zuweisen. Somit geht die Benachrichtigung direkt an die E-Mail-Adresse der zuständigen Kontaktperson. |
Zugeordneter Leistungserbringer / Person | Wenn der verantwortliche Leistungserbringer vom ausführenden Leistungserbringer abweicht, kann dieser auch in den Auswahllistenfeldern ausgewählt werden, wenn dieser bereits in KENEXOS eingepflegt wurde. Dies ermöglicht die Abbildung von Subunternehmerstrukturen. |
Beschreibung | Hier können weitere Informationen zum Ticket als Freitext in beliebiger Länge eingetragen werden. Dies sollte eine detaillierte Schilderung des Sachverhalts, der Anforderung oder des Mangels enthalten. |
Bei Erstellung des Tickets wird eine Benachrichtigung über das Glockensymbol in KENEXOS sowie per E-Mail an die Leistungserbringer versendet, um einen sofortigen Bearbeitungsstart sicherzustellen und die Kommunikationskette in Gang zu setzen.
Verknüpfte Tickets
Über das Register „Verknüpfte Tickets“ können Sie Tickets miteinander in Beziehung setzen, um eine hierarchische Zuordnung zu ermöglichen.
Wenn Sie auf den Button „Hinzufügen“ klicken, öffnet sich eine Auswahlliste. Hier legen Sie die Art der Verknüpfung fest:
- Das hinzuzufügende Ticket soll dem geöffneten Ticket übergeordnet sein.
- Das hinzuzufügende Ticket soll dem geöffneten Ticket untergeordnet sein.
- Das hinzuzufügende Ticket soll mit dem geöffneten Ticket gleichwertig verknüpft sein.
Sie können auch ein thematisch und inhaltlich verbundenes neues Ticket erstellen. Nutzen Sie dazu den Button „Neu“, um das Ticketformular zu öffnen. Nach dem Ausfüllen wird das neue Ticket automatisch mit dem ursprünglichen Vorgang verknüpft. Die Erstellung folgt dem bekannten Prozess.
Kommentare
Kommentare können analog zum Abschnitt „Kommentare“ zu den entsprechenden Tickets zugewiesen werden. Diese Kommentare sind spezifisch auf die Tickets bezogen.
Dateien
Über das Register „Dateien“ können Benutzer Dokumente, Bilder und weitere Dateien hochladen, die automatisch den entsprechenden Tickets zugewiesen werden. Diese automatische Verknüpfung ermöglicht eine sofortige Einsicht und gezieltes Filtern der Dateien im Dashboard. So kann beispielsweise nach Tickets mit beigefügtem „Aufmaßblatt“ (PDF) oder „Foto des Schadens“ (JPEG) gesucht werden, was die Bearbeitung und Berichterstattung vereinfacht. Die zentrale Speicherung gewährleistet zudem, dass alle Teammitglieder stets auf die aktuellsten Dokumente zugreifen können, was die Zusammenarbeit verbessert und Fehler durch veraltete Informationen vermeidet.
Attribute
Attribute können durch Betätigen des “Hinzufügen” Buttons aus den Stammdaten dem Objekt zugewiesen werden. Mit Hilfe des Entfernen Buttons kann die Zuweisung wieder aufgehoben werden
