KENEXOS Help Center | Funktionen | Projekte
Die Funktionen von KENEXOS®
- Projekt
- Team
- Ansprechpartner
- Projektstruktur
- Planstruktur
- Dateien
- Objekte
- Formularvorlagen
- Bautagebücher
- Verträge
- Formulare
- Servicepläne
- Kommentare
- Leistungsverzeichnisse
- Aufmaßblätter
- Ticket
- Verknüpfte Tickets
- Position auf Plan
- Attribute
- Formulare
- Kommentare
- Dateien
- Leistungserbringer
- Personen
- Geschäftspartner
- Personen
- Attribute
- Leistungserbringer
- Projekte
- Objekt
- Untergeordnete Objekte
- Attribute
- Dateien
- Servicepläne
- Tickets
- Benutzer
- Rollen
Allgemeines
Die Erfassung von Stammdaten erfolgt in KENEXOS® immer nach demselben Prinzip.
Öffnen Sie das Register „Suche“, welches immer geöffnet ist und wählen Sie das entsprechende Arbeitsgebiet lt. den nachstehenden Abschnitten aus. Anschließend erhalten Sie automatisch eine Auflistung aller bereits existierenden Stammdaten, exemplarisch nachstehend dargestellt.
Zur Bearbeitung bestehender Stammdaten klicken Sie bitte auf den ersten Eintrag der Ergebnisliste und wählen dort „Bearbeiten“. Für eine Neuerfassung von Daten klicken Sie auf das Symbol „Neu“.
Bei Stammdaten, welche in einer Baumstruktur erfasst werden (z. B. Ticketkategorie) klicken Sie bitte direkt auf „Bearbeiten“.
1. Projektanlage
Haben Sie die Neuanlage für Projekte geöffnet können folgende Felder bearbeiten:
- Bild-Icon:
- Durch anklichen des Icons für das Profilbild des Projektes gelangen sie in das Auswahlfenster der Dateiverwaltung Ihres Systems. In Windows 11 ist dies „Explorer“
- Hier können sie eine Bilddatei auswählen. Klicken Sie „Öffnen“
- Erlaubte Formate sind für Bilddateien sind:
- .png
- .jpg
- Projektname:
- Hier können sie frei den Namen für das Projekt wählen. Dieses Feld muss befüllt sein, um das Projekt anlegen zu können.
- Projekt-Nr.:
- Die Projekt-Nr. kann frei von Ihnen gewählt werden. Dieses Feld muss befüllt sein, um das Projekt anlegen zu können.
- Hinweis: Um eine bessere Struktur in der Nummerierung zu bekommen überlegen Sie sich bitte vor dem Anlegen der Projekte eine geeignete Folge der Projektummern
- Projekt-Typ:
- Wählen sie in der Auswahlliste einen vorhandenen Typ aus den Stammdaten für dieses Projekt aus.Dieses Feld muss befüllt sein, um das Projekt anlegen zu können.
- Organisationseinheit:
- Wählen sie in der Auswahlliste eine vorhandene Organisationseinheit aus den Stammdaten für dieses Projekt aus
- Geschäftspartner:
- Wählen sie in der Auswahlliste einen vorhandenen Geschäftspartner aus den Stammdaten für dieses Projekt aus
- Externe Belegnummer:
- Sie können, falls benötigt, eine exterene Projektnummer zuweisen.
- Bauvorhaben:
- Wählen sie in der Auswahlliste einen vorhandenes Bauvorhaben für dieses Projekt aus.
- Status:
- Wählen sie in der Auswahlliste einen vorhandenen Projektstatus aus den Stammdaten für dieses Projekt aus
- Straße, Postleitzahl, Ort, Land Bundesland
- Sie können dem Projekt eine Adresse zuordnen, indem sie die Adressfelder ausfüllen. Dies kann nach belieben der Standort des Bauvorhabens oder die Rechnungsadresse sein.
Klicken Sie den Speichern-Button wenn sie das Projekt im System anlegen wollen. Um die Eingaben zu verwerfen drücken Sie den Button „Abbrechen“.
2. Team
Im Register „Team“ können Sie zuständige Benutzer oder Personen zuordnen. Diese Zuordnung ist ist nötig um Aufgaben und Berechtigungen in Erfassungen der Aufgaben zu ermöglichen. Dies bedeutet das Leistungserbringer und Geschäftspartner im Vorfeld hier angelegt sein müssen
Um ein neues Teammitglied zum Projekt zu zuordnen gibt es zwei Möglichkeiten:
- Neuen Benutzer anlegen: Klicken Sie auf den „Neu“-Button. Dort gelangen sie in das Eingabefenster für neue Benutzer. Weitere Informationen zur Benutzeranlage finden sie hier.
- Benutzer Hinzufügen: Klicken Sie auf den „Hinzufügen“-Button. Es öffnet sich ein Popup mit dem Auswahlfenster für Person.
- Setzen Sie einen Haken in den Kästchen links neben den Namen der Person die Sie dem Projekt hinzufügen wollen
- Wenn Sie im Feld „Suchtext“ einen Namen oder Teil eines Namens eingeben, so wird mit ‚Anklicken des „Suche“-Buttons . alle übereinstimmenden NAmen angezeigt.
- Die angezeigten Personen können nach Namen, Email, Geschäftspartner oder Telefonnummer aufsteigend bzw. Absteigend sortiert werden. Hierzu betätigen sie den Pfeil neben der Tabellen-Überschrift. Der Pfeil nach oben bedeutet aufsteigend, der Pfeil nach unten bedeutet absteigend.
- Das Feld Anzahl an der unteren rechten Seite, bedeutet wie viele Namen gleichzeitig im Auswahlfenster angezeigt werden.
- Durch drücken des „Speicher“-Buttons werden die Personen dem Projekt hinzugefügt und das Auswahlfesnter geschlossen.
Um Personen aus dem Team wieder zu entfernen können per Mehrfachauswahl die Kästchen links neben den gewünschten Namen angeklickt werden. Durch betätigen des „Entfernen“-Buttons werden Sie aus der Liste entfernt.
Wenn sie mit den entsprechenden Berechtigungen ausgestattet sind, können Sie im Register Teams auch die Rollenvergabe der Teilnehmer direkt ändern. Durch klicken des „Rollenbearbeiten“-Buttons kommen sie direkt in die das Auswahlfenster für die Rollenvergabe. Weitere Details hierzu finden sie hier.
3. Projektstruktur
Im Register können für das Projekt einzelne Abschnitte angelegt werden und hierarchisch untergliedert werden. Diese Abschnitte werden in KENEXOS Projektstrukturelemente genannt. In den Projektstrukturelementen können die Leistungsfortschritte erfasst und dargestellt werden.
Projektstrukturelemente anlegen und sortieren: In neuen Projekten ist immer das Projekt als übergeordnetes Strukturelement angelegt. Alle weiteren Elemente werden diesem untergeordnet. Um die Struktur zu erweitern, muss der Button „Bearbeiten“ betätigt werden.
- In der Bearbeitungsansicht erscheinen weitere Bearbeitungs-Symbole:
- Mit dem orangenen Plus-Button können Sie ein neues Projektstrukturelement hinzufügen, welches dem Element untergeordnet ist, an dem sie den Button benutzt haben.
Wollen sie mehrere Elemente in eine Hierarchieebene erstellen, so müssen sie den Plus-Button des übergeordneten Elements betätigen. - Wenn sie die Projektstrukturelemente anders anordnen wollen, müssen sie auf mit der Maus auf das Kreuz mit Pfeilspitzen klicken und gedrückt halten. So können sie das Element auf die gewünschte Position schieben. Durch loslassen der Maustaste wird das Element verankert.
- Wenn ein hinzugefügtes Projektstrukturelement entfernt werlden sollen, klicken sie auf das entsprechende Mülleimer-Symbol.
- Mit dem orangenen Plus-Button können Sie ein neues Projektstrukturelement hinzufügen, welches dem Element untergeordnet ist, an dem sie den Button benutzt haben.
- Klicken Sie den Speichern-Button wenn sie die Projektstruktur im System anlegen wollen. Um die Eingaben zu verwerfen drücken Sie den Button „Abbrechen“.
Details:
Im Tab Details lassen sich weitere Informationen zum jeweiligen Projektstrukturelement hinzufügen
- Name:
- Hier können sie frei den Namen für das Element wählen. Dieses Feld muss befüllt sein, um das Projekt anlegen zu können. Es wird der Name aus dem Strukturbaum bei der Erstellung vor ausgefüllt.
- Nummer.:
- Die Projekt-Nr. kann frei von Ihnen gewählt werden.
- Hinweis: Um eine bessere Struktur in der Nummerierung zu bekommen überlegen Sie sich bitte vor dem Anlegen der Projekte eine geeignete Folge der Projektnummern
- Typ:
- Wählen sie in der Auswahlliste einen vorhandenen Typ aus den Stammdaten für dieses Projekt aus. Dieses Feld muss befüllt sein, um das Projekt anlegen zu können.
- Der Typ „Projekt“ wird bei Erstellung immer vorausgefüllt.
- Start:
- In diesem Feld geben Sie bitte den Start des Projektabschnittes ein.
- Das Startdatum wird für die Fortschrittsmessung benötigt
- Ende:
- In diesem Feld geben sie bitte das Enddatum des Projektabschnittes ein.
- Das Enddatum wird für die Fortschrittsmessung benötigt
- Verantwortliche Person: Hier können Sie eine Person aus dem Register „Teams“ auswählen, um sie dem Projektsegment zu zuordnen.
- Leistungsfortschritt: In der Sektion Leistungsfortschritt können folgende Felder ausgefüllt werden:
- Budget[€]: Geben Sie hier das geplante Gesamtbudget des Elements ein
- Punkte: Die Budgetpunkte können Sie selbständig in die einzelnen Elemente eingeben. In den übergeordneten Elementen werden diese Punkte kumuliert.
- Hier können sie den Leistungsfortschritt in Prozent der einzelnen Elemente erfassen. Diese Werte werden in die übergeordneten Strukturelemente übernommen. Durch das Verhältnis der Budgetpunkte wird so in den übergeordneten Strukturelementen ein gemittelter Fortschritt in Prozent erfasst.
Fortschritt:
Der Tab „Fortschritt“ zeigt anhand der bestimmter Daten, wie weit das Projekt im temporären und kaufmännischen Stand ist. Folgende Kennzahlen werden angezeigt:
Der Tab „Fortschritt“ zeigt anhand der bestimmter Daten, wie weit das Projekt im temporären und kaufmännischen Stand ist. Folgende Kennzahlen werden angezeigt:
- Verantwortliche Person: Übernommen aus den Details
- Start und Enddatum: Übernommen aus den Details
- Dauer: Berechnet sich aus der Anzahl der Arbeitstagetage ab Startdatum bis zum Enddatum. Als Arbeitstage gelten in KENEXOS Montag bis Freitag.
- Meilenstein: Wurde das Element im Feld Projekt-Typ als Meilenstein angeben, so wird hier das Meilensteindatum angezeigt.
Hinweis: In diesem Fall wird der Wert Dauer nicht berechnet. - Budget: Der Wert der im Leistungsfortschritt eingegeben wurde, wird hier angezeigt.
- Leistungsfortschritt: Der Wert wird manuell aus dem Tab „Details“ entnommen.
- Terminfortschritt: Hier wird anhand des aktuellen Datums der prozentuale Wert der Dauer angezeigt.
- Ampel TF/LF: Die Farbe dieses Symbols zeigt momentan den Status des Fortschrittes des Projektes an. Der Status wird prozentual aus der Differenz von Leistungsfortschritt und Terminfortschritt zum Leistungsfortschritt errechnet.
- Ist dieser Wert größer 0, so ist das Symbol grün
- Ist dieser Wert kleiner 0 aber größer -10%, so ist Symbol gelb
- Ist dieser Wert kleiner -10%, so ist das Symbol rot
- Freigegeben zur Faktura: Dieser Wert gibt die Summe alle Beträge der Aufmaße, die dem Kunden zur Freigabe freigegeben wurden. Für weitere Details lesen Sie hier
- Forderungen Summe: Hier wird der kumulierte Wert der bereits erfassten Beträge aus Aufmaß und Regieberichten angezeigt.
- Ampel KF/LF: Die Farbe dieses Symbols zeigt momentan den Status des Fortschrittes des Projektes an. Der Status wird prozentual aus der Differenz von kaufmännischen Fortschrittst und Terminfortschritt zum Leistungsfortschritt errechnet.
- Ist dieser Wert größer 0, so ist das Symbol grün
- Ist dieser Wert kleiner 0 aber größer -10% so ist Symbol gelb
- Ist dieser Wert kleiner -10%, so ist das Symbol rot
- Bemerkung: Dieses Feld stellt den Inhalt aus der Bemerkung, die in der Sektion des Leistungsfortschritts eingebengen wurde
Gant-Diagramm:
Das Gantt-Diagramm dient Darstellung der einzelnen Zeiträume der Projektstrukturelemente in einem Kalender. So werden die einzelnen Projektelemente als Balken angezeigt. Meilensteine als Raute an dem festgelegten Datum.
Die Farben der Balken sind dem Status entnommen und können in den Stammdaten „Projektstatus“ angepasst werden. Weitere Informationen lesen Sie bitte hier.
4. Planstruktur
5. Planstruktur
5. Dateien
6.Aufmaßblätter
