Projekte

Willkommen zum umfassenden Leitfaden zur Projektverwaltung in KENEXOS IT-Help! In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Projekte erfolgreich anlegen, Ihr Team zusammenstellen und alle projektbezogenen Informationen zentral verwalten. Von der initialen Projektsetup bis zur Teamzuweisung – hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen für jede Phase.

1. Projektanlage

1.1 Neues Projekt erstellen

Das Anlegen eines neuen Projekts ist unkompliziert und intuitiv gestaltet. Sie konfigurieren dabei verschiedene Felder, die jeweils eine wichtige Rolle für die Projektverwaltung spielen. Einige Felder sind erforderlich (Pflichtfelder), andere sind optional und können nach Bedarf ergänzt werden. Hier ist eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Konfigurationsoptionen:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Projekt-Icon	Profilbild des Projekts (Auswahl aus lokalen Bilddateien).	✗ Nein
Projektname	Name des Projekts.	✓ Ja
Projekt-Nummer	Eindeutige Identifikationsnummer.	✓ Ja
Projekttyp	Typ aus Stammdaten (z. B. Neubau, Sanierung).	✓ Ja
Organisationseinheit	Zugehörige Organisationseinheit aus Stammdaten.	✗ Nein
Geschäftspartner	Zugehöriger Partner aus Stammdaten.	✗ Nein
Externe Belegnummer	Externe Projektnummer/Referenz.	✗ Nein
Bauvorhaben	Zugeordnetes Bauvorhaben aus Stammdaten.	✗ Nein
Projektstatus	Status aus Stammdaten.	✗ Nein
Adresse	Standort des Bauvorhabens oder Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land, Bundesland).	✗ Nein

Unterstützte Bildformate:

• .png
• .jpg

Hinweis: Vergeben Sie eine konsistente Nummerierungsfolge für Ihre Projekte, um eine gute Struktur zu gewährleisten.

Diese Angaben legen die Basis für eine klar strukturierte Projektakte und sorgen dafür, dass Ihr Projekt später in Berichten und Auswertungen sauber identifizierbar ist.

1.2 Projekt speichern

1. Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
2. Klicken Sie „Speichern”, um das Projekt anzulegen, oder „Abbrechen”, um die Eingaben zu verwerfen.

Durch das Speichern wird das Projekt endgültig angelegt und kann anschließend allen relevanten Projektprozessen zugeordnet werden.

Nach erfolgreicher Anlage:

Das Projekt-Dashboard wird angezeigt mit folgenden Informationeskacheln:

• Ticketübersicht: Anzahl nach Typ, Kategorie und Status.
• Verzögerte Tickets: Anzahl überfälliger Tickets.
• Teambereich: Zugehörige Projektmitglieder.
• Projektinformationen: Übersicht verschiedener Datensätze.
• Letzte Dateien: Zuletzt hochgeladene Dateien.
• Kommentare: Aktuelle Projektkommentare.
• Leistungsfortschritt: Graphische Darstellung des Projektfortschritts.

2. Team

Das Register „Team” dient der Verwaltung von Projektmitgliedern und deren Berechtigungen. Hier legen Sie fest, wer im Projekt mitarbeiten darf und welche Verantwortung die einzelnen Personen tragen.

Voraussetzung: Benutzer und Geschäftspartner müssen vor der Zuordnung im System angelegt sein.

2.1 Neues Teammitglied hinzufügen

Methode 1: Neuen Benutzer anlegen

1. Klicken Sie auf „Neu”.
2. Geben Sie die Benutzerinformationen ein.
3. Der Benutzer wird angelegt und dem Projekt zugewiesen.

Methode 2: Benutzer hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Hinzufügen”.
2. Ein Popup-Fenster öffnet sich mit Benutzerliste.
3. Setzen Sie Häkchen neben den gewünschten Personen.
4. (Optional) Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Namen zu filtern.
5. Klicken Sie „Speichern”, um die Personen zuzuweisen.

Diese Zuweisung sorgt dafür, dass die ausgewählten Teammitglieder direkt Zugriff auf das Projekt erhalten und deren Aufgaben im Projektkontext sichtbar werden.

2.2 Teamlisten sortieren und filtern

Die Benutzerliste lässt sich anpassen durch:

Option	Beschreibung
Sortierung	Nach Name, E-Mail, Geschäftspartner oder Telefon (auf/absteigend).
Anzahl-Feld	Bestimmt, wie viele Einträge gleichzeitig angezeigt werden.

So behalten Sie auch bei umfangreichen Projektteams den Überblick und können schneller auf einzelne Personen zugreifen.

2.3 Teammitglied entfernen

1. Wählen Sie die Person(en) durch Häkchen neben dem Namen.
2. Klicken Sie „Entfernen”.

2.4 Rollen zuweisen

Falls Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen:

1. Klicken Sie auf „Rollenbearbeiten”.
2. Das Rollenzuweisungs-Fenster öffnet sich.
3. Vergeben Sie die gewünschten Rollen.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Weitere Informationen: Siehe Kapitel „Rollen und Berechtigungen”.

3. Projektstruktur

Die Projektstruktur ermöglicht hierarchische Gliederung des Projekts in einzelne Abschnitte und Leistungspakete. Eine gute Struktur erleichtert die Planung, Fortschrittsverfolgung und spätere Abrechnung.

3.1 Projektstrukturelemente anlegen

1. Klicken Sie auf „Bearbeiten”.
2. Klicken Sie auf den orangenen Plus-Button unter dem übergeordneten Element, um ein untergeordnetes Element hinzuzufügen.
3. Geben Sie den Namen ein.
4. Klicken Sie „Speichern”.

3.2 Struktur organisieren

Aktion	Methode
Verschieben	Drag & Drop mit dem Kreuz-Symbol (gedrückt halten, dann ziehen).
Löschen	Klick auf das Mülleimer-Symbol des Elements.
Speichern	Bestätigung der Änderungen.

So können Sie die Projektstruktur jederzeit an neue Anforderungen anpassen, ohne die bestehende Gliederung zu verlieren.

3.3 Element-Details konfigurieren

Wechseln Sie in den Tab „Details” für tiefergehende Einstellungen:

Feld	Beschreibung	Pflicht
Name	Bezeichnung des Elements.	✓ Ja
Nummer	Eindeutige Elementnummer.	✗ Nein
Typ	Elementtyp aus Stammdaten (vorausgefüllt: „Projekt”).	✓ Ja
Startdatum	Projektstart (für Fortschrittsberechnung).	✓ Ja
Enddatum	Projektende (für Fortschrittsberechnung).	✓ Ja
Verantwortliche Person	Zuständige Person aus Projektteam.	✗ Nein

Diese Detailangaben sind wichtig für die spätere Fortschrittsverfolgung und die Einordnung in die Projekthierarchie.

3.4 Leistungsfortschritt erfassen

Im Bereich „Leistungsfortschritt”:

Feld	Beschreibung
Budget [€]	Geplantes Gesamtbudget des Elements.
Budgetpunkte	Gewichtungsfaktor für übergeordnete Berechnung.
Fortschritt [%]	Manuell eingegebener Leistungsfortschritt (wird in übergeordnete Elemente übernommen).

Diese Werte ermöglichen Ihnen, den tatsächlichen Leistungsstand zu bewerten und Abweichungen zum geplanten Budget zu erkennen.

Hinweis: Übergeordnete Elemente berechnen automatisch den Durchschnittswert basierend auf Budgetpunkten.

3.5 Fortschrittsanzeige und Kennzahlen

Der Tab „Fortschritt” zeigt automatisch berechnete Metriken:

Kennzahl	Berechnung
Dauer [Tage]	Arbeitstage (Mo-Fr) zwischen Start- und Enddatum.
Terminfortschritt [%]	Prozentuale Zeitdauer basierend auf aktuellem Datum.
Leistungsfortschritt [%]	Manuell eingegebener Wert.
Ampel TF/LF	Status-Indikator (grün/gelb/rot) basierend auf Differenz.
Freigegeben zur Faktura	Summe freigegebener Aufmaßbeträge.
Forderungen Summe	Kumulative Beträge aus Aufmaß und Regieberichten.
Ampel KF/LF	Status des kaufmännischen Fortschritts.

Ampel-Bedeutung:

• 🟢 Grün: Wert > 0 (im Plan)
• 🟡 Gelb: Wert zwischen 0 und -10% (leichte Verzögerung)
• 🔴 Rot: Wert < -10% (erhebliche Verzögerung)

3.6 Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm zeigt die zeitlichen Verläufe aller Projektstrukturelemente:

• Balken = Projektphasen (Farbe entspricht Projektstatus)
• Rauten = Meilensteine (am definierten Datum)

Das Diagramm gibt Ihnen auf einen Blick eine visuelle Übersicht über Zeitfenster, Abhängigkeiten und wichtige Termine.

Farben bearbeiten: Siehe Stammdaten unter „Projektstatus”.

4. Planstruktur

Die Planstruktur dient der Visualisierung von Bauplänen und Objektverortung.

4.1 Planstrukturelemente anlegen

1. Öffnen Sie das übergeordnete Element.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten”.
3. Nutzen Sie den orangenen Plus-Button, um untergeordnete Elemente hinzuzufügen.
4. Klicken Sie „Speichern”.

Hinweis: Die Startebene (Projektebene) kann nicht zum Upload von Plänen verwendet werden.

4.2 Pläne hochladen

1. Wählen Sie das Planstrukturelement, das den Plan enthalten soll.
2. Klicken Sie auf „Hochladen”.
3. Nutzen Sie eine der Methoden:

• „Datei wählen”: Öffnet Ihren Datei-Explorer.
• Drag & Drop: Ziehen Sie die Datei direkt ins Feld.

Unterstützte Formate:

• .png
• .jpg
• .pdf

Bildqualität einstellen

Im Dropdown „Bildqualität wählen” können Sie die Auflösung festlegen:

• Höhere Qualität = bessere Darstellung bei Zoom (längere Upload-/Bearbeitungsdauer)
• Niedrigere Qualität = schnellere Verarbeitung

Plan speichern

1. Wählen Sie die gewünschte Qualität.
2. Klicken Sie „Speichern”, um den Upload abzuschließen, oder „Abbrechen”.

4.3 Plan aktualisieren

Um einen bereits hochgeladenen Plan zu ersetzen:

1. Klicken Sie auf „Plan aktualisieren”.
2. Wählen Sie die neue Datei aus.
3. Klicken Sie „Datei hochladen”.
4. Vorschauvergleich: Alter Plan (links) und neuer Plan (rechts) werden angezeigt.
5. Überprüfen Sie die Positionen bereits verorteter Tickets.
6. Klicken Sie „Speichern” oder „Abbrechen”.