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KENEXOS® Help Center

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KENEXOS Help Center | Funktionen | Stammdaten

Die Funktionen von KENEXOS®

Stammdaten

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Allgemeines

Die Erfassung von Stammdaten erfolgt in KENEXOS® immer nach demselben Prinzip.

Öffnen Sie das Register „Suche“, welches immer geöffnet ist und wählen Sie das entsprechende Arbeitsgebiet lt. den nachstehenden Abschnitten aus. Anschließend erhalten Sie automatisch eine Auflistung aller bereits existierenden Stammdaten, exemplarisch nachstehend dargestellt.

Zur Bearbeitung bestehender Stammdaten klicken Sie bitte auf den ersten Eintrag der Ergebnisliste und wählen dort „Bearbeiten“. Für eine Neuerfassung von Daten klicken Sie auf das Symbol „Neu“.

Bei Stammdaten, welche in einer Baumstruktur erfasst werden (z. B. Ticketkategorie) klicken Sie bitte direkt auf „Bearbeiten“.

Ist das Symbol in einem zu bearbeitenden Feld angehängt, können Sie durch

 anklicken, eine der im System eingepflegten Sprachen als Übersetzung der Feldbeschriftungen hinzufügen.

Wird in den Einstellungen die Sprache geändert, wird somit die Übersetzung angezeigt. Wird jedoch keine Übersetzung der Stammdaten eingepflegt, so wird dem User die deutsche Bezeichnung angezeigt.

1. Ticketkategorien
Wechseln Sie wie im Abschnitt „Allgemeines“ beschrieben in das Arbeitsgebiet „Ticketkategorien“ und klicken Sie dort auf „Bearbeiten“.
  • Wählen Sie „Hinzufügen“ um einen neuen Eintrag an oberster Stelle hinzuzufügen.
  • Wählen Sie „+“ um einem Eintrag einen weiteren untergeordneten Eintrag hinzuzufügen.
  • Wählen Sie das Papierkorbsymbol um einen Eintrag zu löschen und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage.
  • Für eine Änderung der Struktur (über- und untergeordnete Einträge) können Si
  • e diese mittels „Drag & Drop“ über das Symbol auf der linken Seite eines jeden Eintrags verschieben.
  • Nach erfolgter Anpassung klicken Sie auf „Speichern“ bzw. auf „Abbrechen“, wenn Sie die Änderungen nicht speichern möchten.

2. Tickettypen

Bei der Erstellung von Tickets können Tickettypen zugewiesen werden , um die Verarbeitung und Auswertung der Tickets zu vereinfachen. Die Tickettypen können frei erstellt werden. 

Dazu gehen sie in das Arbeitsfeld „Ticket-Typen“ und betätigen sie den „Neu„-Button und füllen Sie die Felder wie folgt aus:

  •  
  • Im Feld „Tickettyp“ muss die Bezeichnung für den Tickettyp eingetragen werden. 
  • Im Feld Klassifizierung ist ein Informationsfeld für den Adressaten, um ein ggf. weiter Bearbeiten mitzuteilen
  • Durch anklicken der Checkbox „GPS“ Daten kann entschieden werden, ob das Feld für die Standortkarte im Ticket mit angezeigt wird.
  • Im Register „Subtypen“ können die Tickets nach weiteren Typen untergliedert werden. Durch anklicken des „Hinzufügen„-Buttons wird eine neue Zeile hinzugefügt. Wird ein Name eingegeben, so kann durch betätigen des Hakens der Subtyp erstellt werden. Die Subtypen dienen einzig der Filterung im Ticketmonitor.
 
Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in dem erstellten Tickettyp angezeigt werden. Die Ansicht der Register lässt sich nochmals durch Subtypen filtern.

  • Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im Ticket sowie die Ansicht des Dashboards der Startseite anlegen. 
  • Zum hinzufügen eines Registers wird der „Hinzufügen-Button“ gedrückt. Im Pop-up kann man das gewünschte Register  und den Subtyp auswählen. Es werden nur die Subtypen angezeigt, welche zuvor dem Tickettyp angelegt wurden. 
  • Um ein Register zu entfernen muss die mit einem Auswahlhaken markiert werden und dann auf den „Entfernen„-Button gedrückt werden.
3. Ticketprioritäten

Gehen Sie wie im Abschnitt „Allgemeines“ beschrieben vor, um in das Arbeitsgebiet „Ticketprioritäten“ zu wechseln.

Tragen Sie die Bezeichnung der Priorität in das entsprechende Feld „Priorität“ ein. Bei „Fälligkeitsdatum (Vorschlag)“ tragen Sie bitte einen ganzzahligen Wert ein, der auf das Erstellungsdatum an Tagen aufaddiert wird.

Beispiel:
Sie erfassen am 1.3. ein Ticket, bei der dargestellten Priorität „Hoch“ werden drei Tage addiert und der 4.3. als Fälligkeitsdatum im Ticket automatisch gesetzt.

4. Ticketstatus

Gehen Sie wie im Abschnitt „Allgemeines“ beschrieben vor, um in das Arbeitsgebiet „Ticketstatus“ zu wechseln.

Bitte tragen Sie unter „Status“ die Bezeichnung des Status an. Die Sortierung erfolgt nach dem dargestellten Sortierkennzeichen unter „Sortierung“, dies ermöglicht eine vom Alphabet abweichende Sortierung nach Gewichtung. Derzeit werden bis zu 6 Status unterstützt, die Farbauswahl erfolgt per Klick auf „Farbe“.

5.  Attribute

Attribute sind strukturierte Merkmale, die die Datensätze von KENEXOS auswertbar, vergleichbar oder steuerbar machen.

Sie können folgenden Entitäten zugeordnet werden:

  •  Objektart
  • Attachment
  • Geschäftspartnertyp
  • Form
  • Info 
  • Item
  • Person
  • Projekt
  • Projekttyp
  • Rolle
  • Ticket
 
Um ein Attribut zu erstellen, können Sie über die Suche oder direkt in einer Attribut-Maske mit dem  Button „+Neu“ in die Erstellungsmaske wechseln. Dort geben Sie im Feld „Name“ die gewünschte Bezeichnung ein. Sollte das Attribut in ein Formular übernommen werden, müssen sie in das Feld „Schlüssel“ eine Bezeichnung eingeben, welche nicht einer anderen Attributsbezeichnung entsprechen darf. In der Auswahlliste „Attribut-Typ“ müssen Sie ein Format auswählen, wenn das Attribut bearbeitbar sein soll. Soll das Attribut nur zur Kategorisierung dienen, so wählen Sie „–„.
Sonderfall: Für die Typen „Ja/Nein“, „Optionsfeld“,“ Optionsfeld(Mehrfachauswahl)“ und Auswahl müssen Parameter in die „Werteliste“ eingefügt werden, indem sie die gewünschten Werte eingeben und mit „+“ bestätigen.
 
 Ist das Attribut erstellt, so kann über das Register „Zuweisung“ das Attribut an die oben genannten Entitäten mit dem Button „Hinzufügen“ zugeordnet werden.
 

6. Vertragstypen 

Um Verträge zu typisieren können Vertragsarten frei angelegt werden. Dies dient der späteren Auswertung und kann bei verschiedenen Typen die Ansicht der Register im Vertrag ändern.

Wird ein neuer Vertrag im zugehörigen Arbeitsfeld erstellt, so muss im Feld “ Vertragstyp“ die Bezeichnung eingefügt werden und mit klick auf „Speichern“ dies bestätigt werden.

Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in den Verträgen dieses Typs angezeigt werden. 

  • Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im Ticket sowie die Ansicht des Dashboards der Startseite anlegen. 
  • Zum hinzufügen eines Registers wird der „Hinzufügen-Button“ gedrückt. Im Pop-up kann man das gewünschte Register  und den Subtyp auswählen. Es werden nur die Subtypen angezeigt, welche zuvor dem Tickettyp angelegt wurden. 
  • Um ein Register zu entfernen muss die mit einem Auswahlhaken markiert werden und dann auf den „Entfernen„-Button gedrückt werden. 

7. Vertragsstatus 

Um die Verarbeitungsstufen von Verträgen zu definieren können Vertragsstatus erstellt werden. Hierzu muss man im gleichnamigen Arbeitsbereich, den „Neu„-Button betätigen.

Wird ein neuer Vertrag im zugehörigen Arbeitsfeld erstellt, so muss im Feld „ Vertragstyp“ die Bezeichnung eingefügt werden und mit klick auf „Speichern“ dies bestätigt werden.

Ein Vertragsstatus kann durch das Betätigen des „Vertragsstatus löschen„-Buttons im Arbeitsfeld oder im der Bearbeitungsmaske des Vertragsstatus entfernt werden.

8. Geschäftspartnertypen 

Um Geschäftspartner zu typisieren können Geschäftspartnertypen frei angelegt werden. Dies dient der späteren Auswertung und kann bei verschiedenen Typen die Ansicht der Register im Geschäftspartner ändern.

Wird ein neuer Vertrag im zugehörigen Arbeitsfeld erstellt, so muss im Feld „Geschäftspartnertyp“ die Bezeichnung eingefügt werden und mit klick auf „Speichern“ dies bestätigt werden.

Ein Datensatz kann durch das Betätigen des „Geschäftspartnertyp löschen„-Buttons im Arbeitsfeld oder im der Bearbeitungsmaske des Geschäftspartners entfernt werden.

Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in den Verträgen diese Typs angezeigt werden. 

  • Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im
  •  Geschäftspartner anlegen. 
  • Zum hinzufügen eines Registers wird der „Hinzufügen-Button“ gedrückt. Im Pop-up kann man das gewünschte Register  und den Subtyp auswählen. Es werden nur die Subtypen angezeigt, welche zuvor dem Tickettyp angelegt wurden. 
  • Um ein Register zu entfernen muss die mit einem Auswahlhaken markiert werden und dann auf den „Entfernen„-Button gedrückt werden.

9. Prüfarten  

Jede Prüfung muss über das Pflichtfeld „Prüfart“ einer Prüfart zugeordnet werden, um die Prüfungen systematisch ordnen zu können. Neue Prüfarten können im gleichnamigen Arbeitsbereich frei definiert werden.

Zum Anlegen einer neuen Prüfart klicken Sie im Arbeitsbereich „Prüfart“ auf den Button „Neu“. In der daraufhin geöffneten Eingabemaske geben Sie die Bezeichnung der Prüfart ein. Durch Betätigen des Speicher-Buttons wird die Prüfart angelegt.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Prüfart löschen“ entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Geschäftspartners entfernt werden.

10. Hersteller

In Kenenxos können Objekten Hersteller zugeordnet werden. Die Zuordnung zu Herstellern ermöglicht eine eine weitere Verknüpfung zu Objektarten, um gezielte Filtersuchen in den Objekten anzubieten. 

Zum Anlegen eines neuen Herstellers klicken Sie im Arbeitsbereich „Hersteller“ auf den Button „Neu“. In der daraufhin geöffneten Eingabemaske geben Sie die Bezeichnung des Herstellers ein. Durch Betätigen des Speicher-Buttons wird der Hersteller angelegt.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Hersteller löschen“ entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden.

Im Register „Objektkarten“ können Sie durch das anklicken des „Neu„-Buttons, einen neu Objektart erstellen, welche automatisch dem Hersteller zugewiesen wird. Für weiter Informationen lesen sie den Abschnitt zu Objektarten. Durch betätigen des „Hinzufügen„-Buttons können sie im zugehörigen Popup eine vorhanden Objektart zuweisen. 

Mit dem Button „Hinzufügen“ gelangen Sie in die Anzeigenmaske, in der Sie bereits vorhanden Objektarten dem Hersteller  zuordnen können. 

11. Herstellertypen

Herstellertypen sind Typbezeichnungen welche einer Objektart zugewiesen kann. Dies muss im Vorfeld einem Hersteller zugeordnet worden sein.

Um einen Herstellertypen zu erstellen gehen sie wie folgt vor:

  • Im Arbeitsbereich „Hersteller-Typen“ klicken Sie auf „Neu“
  • Im Feld „Herstellertyp“ geben sie die gewünschte Bezeichnung ein.
  • Im Feld „Objektart“ müssen Sie nun eine Objektart auswählen, die bereits im System gepflegt wurde.
  • Im Feld „Hersteller“ wird im Anschluss zur Bearbeitung freigegeben. Im Auswahlfenster können Sie einen der Objektart zugewiesenen Hersteller auswählen.
  • Klicken Sie auf „Speichern“ wenn Sie die Änderungen übernehmen  wollen, oder Abbrechen, wenn diese verworfen werden sollen. 

Bitte beachten Sie, dass wenn kein Hersteller der Objektart zugewiesen wurde, der Herstellertyp nicht angelegt werden kann.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Herstellertyp löschen“ entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden

12. Objektarten

Objektarten sind eine wichtige Typisierung von Objekten, die hilft die Objekte in Flächen, Technik oder Inventar zu unterscheiden. Außerdem hilft sie bei der Sortierung der Objektarten.

Um eine Objektart zu erstellen gehen sie wie folgt vor:

  • Im Arbeitsbereich „Objektarten“ klicken Sie auf „Neu“
  • Im Feld „Objektart“ geben sie die gewünschte Bezeichnung ein.
  • Im Auswahlfeld „Klassifizierung“ bestimmen Sie, zu welchem Bereich die Objektart hinzugefügt werden sollen. Zu Auswahl stehen: Fläche, Technik oder Inventar. Die Auswahl ist von Bedeutung für die Objekt- und Flächenstruktur der Projekte.
    • Unter Flächen definiert KENEXOS alle Gebäude oder Räumlichkeiten in denen Inventar oder Technik verortet werden kann
    • Unter Technik wird in Kenenxos technische Anlagen oder Geräte definiert, die fest verortet sind (z.B. elektrische Anlagen, Lampen, Brandmelder ect…).
    • Unter Inventar versteht man Gerätschaften die nicht fest verortet sind (z.B. Laptops, Bürostühle etc). Dennoch können Diese bestimmten Standorten zugeschrieben werden.
  • Die folgenden Felder können über die jeweilige Checkbox aktiviert werden. Dadurch werden sie in den zugeordneten Objekten angezeigt und zur Bearbeitung angeboten.:
    • Hersteller anzeigen
    • Beschreibung anzeigen
    • GPS anzeigen
    • Adresse anzeigen
    • Geschäftspartner anzeigen
  • Klicken Sie auf „Speichern“ wenn Sie die Änderungen übernehmen  wollen, oder Abbrechen, wenn diese verworfen werden sollen.
 
Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Objektart löschen“ entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden

13. Projektstatus

Der Status eine Projektes kann in Kenexos frei definiert werden. Status können farblich markiert werden und numerisch sortiert werden. 

Anlegen eines Status:  

  • Klicken Sie im Arbeitsbereich „Projektstatus“ auf „Neu„. 
  • In der Eingabemaske können Sie im Feld „Status“ die Bezeichnung für den Status eingeben.
  • Im Feld „Sortierung“ legen sie die Position des neuen Status in der numerischen Reihenfolge der Projektstatus fest.
  • Im oberen Feld „Farbe“ kann die hexadezimale Farbdefinition eingegeben werden.
  • Im unterem Feld „Farbe“ kann eine Farbe aus sechs vorgegeben Varianten ausgesucht werden. Wird eine durch anklicken gewählt, so wird der hexadezimale Code der Farbe im oberen Feld automatisch eingetragen.
  • Klicken Sie auf „Speichern“ wenn Sie die Änderungen übernehmen  wollen, oder „Abbrechen„, wenn diese verworfen werden sollen.
Die numerische Sortierung erfolgt aufsteigend. Wenn gleiche Zahlen als Sortierung in verschiedenen Status eingepflegt wurden, so wird eine Reihenfolge dieser Status vom System willkürlich gewählt. 

14. Projekttypen

Projekte können in Typen untergliedert werden. Mit jedem Typen können die Projekteinstellungen und Projektstrukturelementeinstellungen dediziert festgelegt werden. 

Anlegen eines Projekttyps: 

  • Wechseln sie zum Arbeitsfeld der Projekttypen
  • Durch klicken des „Neu“-Buttons öffnen Sie die Erstellungsmaske.
  • Im Feld „Projekttyp“ müssen Sie die Bezeichnung des Projekttyps eingeben. 
  • Im rechtem Feld „Farbe“ kann die hexadezimale Farbdefinition eingegeben werden.
  • Im linkem Feld „Farbe“ kann eine Farbe aus sechs vorgegeben Varianten ausgesucht werden. Wird eine durch anklicken gewählt, so wird der hexadezimale Code der Farbe im oberen Feld automatisch eingetragen.
  • Bei Aktivierung Checkbox „Auftragnehmer und Auftraggeber auf den Aufmaß- und Regieberichten tauschen“ werden die