Stammdaten

Allgemeines

Sie erfassen Stammdaten in KENEXOS® immer nach demselben Prinzip.

Öffnen Sie das Register „Suche”, das stets geöffnet ist, und wählen Sie das entsprechende Arbeitsgebiet gemäß den nachstehenden Abschnitten aus. Anschließend erhalten Sie eine Auflistung aller bereits vorhandenen Stammdaten.

Dieser zentrale Einstieg stellt sicher, dass Sie Stammdaten einheitlich anlegen und später in anderen Modulen wie Projekten, Tickets oder Berichten nutzen können.

Abbildung 1: Suche

Zur Bearbeitung bestehender Stammdaten klicken Sie bitte auf den ersten Eintrag der Ergebnisliste und wählen dort „Bearbeiten”. Für eine Neuerfassung von Daten klicken Sie auf das Symbol „Neu”.

Wenn Stammdaten in einer Baumstruktur erfasst werden (z. B. Ticketkategorie), klicken Sie direkt auf „Bearbeiten”.

Ist das Übersetzungssymbol in einem zu bearbeitenden Feld angehängt, können Sie durch Anklicken eine der im System eingepflegten Sprachen als Übersetzung der Feldbeschriftungen hinzufügen.

Wenn Sie die Sprache in den Einstellungen ändern, zeigt KENEXOS® die Übersetzung an. Wenn keine Übersetzung der Stammdaten eingepflegt ist, sehen Sie die deutsche Bezeichnung.

Abbildung 3: Übersetzungsauswahl

Ticketkategorien

Wechseln Sie wie im Abschnitt „Allgemeines” beschrieben in das Arbeitsgebiet „Ticketkategorien” und klicken Sie dort auf „Bearbeiten”.

• Wählen Sie „Hinzufügen” um einen neuen Eintrag an oberster Stelle hinzuzufügen.
• Wählen Sie „+” um einem Eintrag einen weiteren untergeordneten Eintrag hinzuzufügen.
• Wählen Sie das Papierkorbsymbol um einen Eintrag zu löschen und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage.
• Für eine Änderung der Struktur (über- und untergeordnete Einträge) können Sie diese mittels Drag & Drop über das Symbol auf der linken Seite eines jeden Eintrags verschieben.
• Nach erfolgter Anpassung klicken Sie auf „Speichern” bzw. auf „Abbrechen”, wenn Sie die Änderungen nicht speichern möchten.

So können Sie die Hierarchie Ihrer Ticketkategorien flexibel anpassen und später eine klare Filter- und Auswertungsstruktur nutzen.

Abbildung 4: Übersicht über den Hierarchiebaum der Ticketkategorien

Tickettypen

Bei der Erstellung von Tickets können Tickettypen zugewiesen werden, um die Verarbeitung und Auswertung der Tickets zu vereinfachen. Die Tickettypen können frei erstellt werden.

Tickettypen strukturieren die Tickets so, dass Sie später schneller nach Prozessarten, Verantwortlichkeiten oder Auswertungsgruppen filtern können.

Gehen Sie in das Arbeitsfeld „Ticket-Typen”, betätigen Sie den „Neu”-Button und füllen Sie die Felder wie folgt aus:

• Im Feld „Klassifizierung” ist ein Informationsfeld für den Adressaten, um welche Art des Tickettyps es sich handelt.
• Wenn Sie die Checkbox „GPS” anklicken, legen Sie fest, ob das Feld für die Standortkarte im Ticket angezeigt wird.
• Im Register „Subtypen” können Sie die Tickets nach weiteren Typen untergliedern. Klicken Sie auf den „Hinzufügen”-Button, um eine neue Zeile anzulegen. Wenn Sie einen Namen eingeben, können Sie den Subtyp mit dem Haken erstellen. Die Subtypen dienen der Filterung im Ticketmonitor.
• Im Feld „Tickettyp” tragen Sie die Bezeichnung für den Tickettyp ein.

Abbildung 5: Erstellmaske der Tickettypen

Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in dem erstellten Tickettyp angezeigt werden. Die Ansicht der Register lässt sich nochmals durch Subtypen filtern.

• Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im Ticket sowie die Ansicht des Dashboards der Startseite anlegen.
• Zum Hinzufügen eines Registers drücken Sie den „Hinzufügen-Button”. Im Pop-up wählen Sie das gewünschte Register und den Subtyp aus. Es werden nur die Subtypen angezeigt, die zuvor dem Tickettyp zugeordnet wurden.
• Um ein Register zu entfernen muss die mit einem Auswahlhaken markiert werden und dann auf den „Entfernen„-Button gedrückt werden.

Die Registerauswahl bestimmt, welche Informationen dem Anwender im Ticket oder Dashboard angezeigt werden, und beeinflusst damit die Benutzeroberfläche des Tickets.

Abbildung 6: Registerauswahl bei Tickettypen

Ticketprioritäten

Gehen Sie wie im Abschnitt „Allgemeines” beschrieben vor, um in das Arbeitsgebiet „Ticketprioritäten” zu wechseln.

Tragen Sie die Bezeichnung der Priorität in das entsprechende Feld „Priorität” ein. Bei „Fälligkeitsdatum (Vorschlag)” tragen Sie bitte einen ganzzahligen Wert ein, der auf das Erstellungsdatum an Tagen aufaddiert wird.

Die Priorität hilft dem System, Fristen vorzuschlagen und Ihre Tickets in der Reihenfolge der Bearbeitung darzustellen.

Beispiel:
Sie erfassen am 1.3. ein Ticket, bei der dargestellten Priorität „Hoch” werden drei Tage addiert und der 4.3. als Fälligkeitsdatum im Ticket automatisch gesetzt.

Abbildung 7: Erstellung einer Ticketpriorität

Ticketstatus

Gehen Sie wie im Abschnitt „Allgemeines” beschrieben vor, um in das Arbeitsgebiet „Ticketstatus” zu wechseln.

Bitte tragen Sie unter „Status” die Bezeichnung des Status an. Die Sortierung erfolgt nach dem dargestellten Sortierkennzeichen unter „Sortierung”, dies ermöglicht eine vom Alphabet abweichende Sortierung nach Gewichtung. Derzeit werden bis zu 6 Status unterstützt, die Farbauswahl erfolgt per Klick auf „Farbe”.

Die Statuskonfiguration beeinflusst die Darstellung in Übersichten und Berichten und schafft eine visuelle Struktur für den Ticketbearbeitungsprozess.

Abbildung 8: Erstellung eines Ticketstatus

Attribute

Attribute sind strukturierte Merkmale, die die Datensätze von KENEXOS auswertbar, vergleichbar oder steuerbar machen.

Mit Attributen können Sie zusätzliche Informationen erzeugen, die später als Filterkriterien oder Berichtsspalten verwendet werden.

Sie können folgenden Entitäten zugeordnet werden:

• Objektart
• Attachment
• Geschäftspartnertyp
• Form
• Info
• Item
• Person
• Projekt
• Projekttyp
• Rolle
• Ticket

Um ein Attribut zu erstellen, können Sie über die Suche oder direkt in einer Attribut-Maske mit dem Button „+Neu” in die Erstellungsmaske wechseln. Dort geben Sie im Feld „Name” die gewünschte Bezeichnung ein. Sollte das Attribut in ein Formular übernommen werden, müssen Sie im Feld „Schlüssel” eine Bezeichnung eingeben, die nicht einer anderen Attributsbezeichnung entsprechen darf. In der Auswahlliste „Attribut-Typ” wählen Sie ein Format aus, wenn das Attribut bearbeitbar sein soll. Soll das Attribut nur zur Kategorisierung dienen, wählen Sie „–”.

Abbildung 9: Erstellung eines Attributes

Sonderfall: Für die Typen „Ja/Nein”, „Optionsfeld”, „Optionsfeld (Mehrfachauswahl)” und Auswahl müssen Sie Parameter in die „Werteliste” einfügen, indem Sie die gewünschten Werte eingeben und mit „+” bestätigen.

Ist das Attribut erstellt, so kann über das Register „Zuweisung” das Attribut an die oben genannten Entitäten mit dem Button „Hinzufügen” zugeordnet werden.

Abbildung 10: Zuweisung eines Attributes

Vertragstypen

Um Verträge zu typisieren können Sie Vertragsarten frei anlegen. Dies dient der späteren Auswertung und kann bei verschiedenen Typen die Ansicht der Register im Vertrag ändern.

Wenn Sie einen neuen Vertrag im zugehörigen Arbeitsfeld erstellen, müssen Sie im Feld „Vertragstyp” die Bezeichnung eingeben und auf „Speichern” klicken.

Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in den Verträgen dieses Typs angezeigt werden.

• Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im Ticket sowie für die Ansicht des Dashboards der Startseite anlegen.
• Zum Hinzufügen eines Registers drücken Sie den „Hinzufügen-Button”. Im Pop-up wählen Sie das gewünschte Register und den Subtyp aus. Es werden nur die Subtypen angezeigt, die zuvor dem Tickettyp zugeordnet wurden.
• Um ein Register zu entfernen, markieren Sie es mit einem Auswahlhaken und klicken auf den „Entfernen”-Button.

Diese Registerkonfiguration steuert, welche Zusatzinformationen dem Anwender im Vertragskontext angezeigt werden.

Vertragsstatus

Um die Verarbeitungsstufen von Verträgen zu definieren, können Sie Vertragsstatus erstellen. Betätigen Sie dazu im gleichnamigen Arbeitsbereich den „Neu”-Button.

Wenn Sie einen neuen Vertrag im zugehörigen Arbeitsfeld erstellen, müssen Sie im Feld „Vertragstyp” die Bezeichnung eingeben und auf „Speichern” klicken.

Entfernen Sie einen Vertragsstatus, indem Sie den Button „Vertragsstatus löschen” im Arbeitsfeld oder in der Bearbeitungsmaske des Vertragsstatus verwenden.

Geschäftspartnertypen

Um Geschäftspartner zu typisieren können Geschäftspartnertypen frei angelegt werden. Dies dient der späteren Auswertung und kann bei verschiedenen Typen die Ansicht der Register im Geschäftspartner ändern.

Die Geschäftspartnertypen erleichtern es, Lieferanten, Kunden oder interne Ansprechpartner im System zu unterscheiden und gezielt auszuwerten.

Wenn Sie einen neuen Geschäftspartnertyp im zugehörigen Arbeitsfeld erstellen, müssen Sie im Feld „Geschäftspartnertyp” die Bezeichnung eingeben und auf „Speichern” klicken.

Sie können einen Datensatz durch das Betätigen des „Geschäftspartnertyp löschen”-Buttons im Arbeitsfeld oder in der Bearbeitungsmaske des Geschäftspartners entfernen.

Registerauswahl: Im gleichnamigen Register können Sie einstellen welche Register in den Verträgen diese Typs angezeigt werden.

• Die Register lassen sich jeweils für die Ansicht im Geschäftspartner anlegen.
• Zum Hinzufügen eines Registers drücken Sie den „Hinzufügen”-Button. Im Pop-up wählen Sie das gewünschte Register und den Subtyp aus. Es werden nur die Subtypen angezeigt, die zuvor dem Tickettyp zugeordnet wurden.
• Um ein Register zu entfernen muss die mit einem Auswahlhaken markiert werden und dann auf den „Entfernen„-Button gedrückt werden.

Prüfarten

Jede Prüfung muss über das Pflichtfeld „Prüfart” einer Prüfart zugeordnet werden, um die Prüfungen systematisch ordnen zu können. Neue Prüfarten können im gleichnamigen Arbeitsbereich frei definiert werden.

Zum Anlegen einer neuen Prüfart klicken Sie im Arbeitsbereich „Prüfart” auf den Button „+Neu”. In der daraufhin geöffneten Eingabemaske geben Sie die Bezeichnung der Prüfart ein. Durch Betätigen des Speicher-Buttons wird die Prüfart angelegt.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Prüfart löschen” entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Geschäftspartners entfernt werden.

Hersteller

In KENEXOS können Sie Herstellern Objekte zuordnen. Die Zuordnung ermöglicht eine weitere Verknüpfung zu Objektarten, damit Sie gezielte Filtersuchen auf Objekte anwenden können.

Zum Anlegen eines neuen Herstellers klicken Sie im Arbeitsbereich „Hersteller” auf den Button „Neu”. In der daraufhin geöffneten Eingabemaske geben Sie die Bezeichnung des Herstellers ein. Durch Betätigen des Speicher-Buttons wird der Hersteller angelegt.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Hersteller löschen” entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden.

Im Register „Objektkarten” können Sie durch Klicken des „Neu”-Buttons eine neue Objektart erstellen, die automatisch dem Hersteller zugewiesen wird. Durch Betätigen des „Hinzufügen”-Buttons können Sie im zugehörigen Popup eine vorhandene Objektart zuweisen.

Mit dem Button „Hinzufügen” gelangen Sie in die Anzeigenmaske, in der Sie bereits vorhanden Objektarten dem Hersteller zuordnen können.

Abbildung 11: Erstellung oder Hinzufügen von Objektarten

Herstellertypen

Herstellertypen sind Typbezeichnungen, die einer Objektart zugewiesen werden können. Der Herstellertyp muss zuvor einem Hersteller zugeordnet worden sein.

Um einen Herstellertypen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Arbeitsbereich „Hersteller-Typen” klicken Sie auf „+Neu”
• Im Feld „Herstellertyp” geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein.
• Im Feld „Objektart” müssen Sie nun eine Objektart auswählen, die bereits im System gepflegt wurde.
• Im Feld „Hersteller” wird im Anschluss zur Bearbeitung freigegeben. Im Auswahlfenster können Sie einen der Objektart zugewiesenen Hersteller auswählen.
• Klicken Sie auf „Speichern”, wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, oder auf „Abbrechen”, wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten.

Bitte beachten Sie, dass wenn kein Hersteller der Objektart zugewiesen wurde, der Herstellertyp nicht angelegt werden kann.

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Herstellertyp löschen” entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden.

Objektarten

Objektarten helfen Ihnen, Objekte in Flächen, Technik oder Inventar zu unterscheiden. Außerdem unterstützen sie Sie bei der Sortierung der Objektarten.

Um eine Objektart zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Im Arbeitsbereich „Objektarten” klicken Sie auf „+Neu”.
• Im Feld „Objektart” geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein.
• Im Auswahlfeld „Klassifizierung” bestimmen Sie, zu welchem Bereich die Objektart hinzugefügt werden soll. Zur Auswahl stehen: Fläche, Technik oder Inventar. Die Auswahl ist wichtig für die Objekt- und Flächenstruktur der Projekte.
  • Unter Flächen definiert KENEXOS alle Gebäude oder Räumlichkeiten, in denen Inventar oder Technik verortet werden kann.
  • Unter Technik werden in KENEXOS technische Anlagen oder Geräte definiert, die fest verortet sind (z. B. elektrische Anlagen, Lampen, Brandmelder etc.).
  • Unter Inventar versteht man Gerätschaften, die nicht fest verortet sind (z. B. Laptops, Bürostühle etc.). Dennoch können diese bestimmten Standorten zugewiesen werden.
• Die folgenden Felder können über die jeweilige Checkbox aktiviert werden. Dadurch werden sie in den zugeordneten Objekten angezeigt und zur Bearbeitung angeboten:
  • Hersteller anzeigen
  • Beschreibung anzeigen
  • GPS anzeigen
  • Adresse anzeigen
  • Geschäftspartner anzeigen
• Klicken Sie auf „Speichern”, wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, oder auf „Abbrechen”, wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten.

Abbildung 12: Anzeigeoptionen beim Erstellen von Objektarten

Ein Datensatz kann durch Betätigen des Buttons „Objektart löschen” entweder im Arbeitsbereich oder in der Bearbeitungsmaske des Herstellers entfernt werden

Abbildung 13: Farbzuweisung bei Objektarten

Projektstatus

Der Status eines Projekts kann in KENEXOS frei definiert werden. Status können farblich markiert und numerisch sortiert werden.

Anlegen eines Status:

• Klicken Sie im Arbeitsbereich „Projektstatus” auf „+Neu„.
• In der Eingabemaske können Sie im Feld „Status” die Bezeichnung für den Status eingeben.
• Im Feld „Sortierung” legen Sie die Position des neuen Status in der numerischen Reihenfolge der Projektstatus fest.
• Im oberen Feld „Farbe” können Sie die hexadezimale Farbdefinition eingeben.
• Im unteren Feld „Farbe” können Sie eine Farbe aus sechs vorgegebenen Varianten auswählen. Wenn Sie eine Farbe anklicken, wird der Hexadezimal-Code automatisch im oberen Feld eingetragen.
• Klicken Sie auf „Speichern”, wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, oder auf „Abbrechen”, wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten.

Die numerische Sortierung erfolgt aufsteigend. Wenn gleiche Zahlen als Sortierung in verschiedenen Status eingepflegt wurden, so wird eine Reihenfolge dieser Status vom System willkürlich gewählt.

Projekttypen

Projekte können in Typen untergliedert werden. Mit jedem Typen können die Projekteinstellungen und Projektstrukturelementeinstellungen dediziert festgelegt werden.

Anlegen eines Projekttyps:

• Wechseln Sie zum Arbeitsfeld der Projekttypen
• Durch Klicken des „+Neu”-Buttons öffnen Sie die Erstellungsmaske.
• Im Feld „Projekttyp” müssen Sie die Bezeichnung des Projekttyps eingeben.
• Im rechten Feld „Farbe” können Sie die hexadezimale Farbdefinition eingeben.
• Im linken Feld „Farbe” können Sie eine Farbe aus sechs vorgegebenen Varianten auswählen. Wenn Sie eine Farbe anklicken, wird der hexadezimale Farbcode automatisch im oberen Feld eingetragen.

Abbildung 14: Darstellungsoptionen von Projektarten