Erste Schritte und Einrichtung

1. Benutzerkonto erstellen

Sie können Ihr KENEXOS®-Benutzerkonto selbstständig registrieren oder auf eine per E-Mail erhaltene Einladung reagieren.

1.1 Registrierung durchführen

1. Öffnen Sie die Anmeldeseite unter https://app.kenexos.com oder besuchen Sie https://kenexos.com/de und klicken Sie auf „Login” oben rechts.
2. Klicken Sie auf „Hier registrieren”.

Mit der Registrierung legen Sie Ihr kontrolliertes Benutzerkonto an und stellen sicher, dass Ihre persönlichen und organisatorischen Daten korrekt in KENEXOS geführt werden.

Wichtige Hinweise zur Registrierung:

• Sollten Sie eine Einladungs-E-Mail erhalten haben, verwenden Sie zwingend die E-Mail-Adresse aus der Einladung.
• Folgen Sie den angezeigten Schritte. Der Vorgang kann je nach Kontentyp variieren.
• Sie erhalten eine Bestätigungsemail. Klicken Sie auf den Bestätigungslink – ohne diese Bestätigung ist die Registrierung nicht abgeschlossen.

Abbildung 1: Registrierungsoptionen in KENEXOS

2. Anmeldung nach erfolgreicher Registrierung

Öffnen Sie die Anmeldeseite unter https://app.kenexos.com oder nutzen Sie den „Login”-Button auf https://kenexos.com/de.

2.1 Anmeldeverfahren

Wählen Sie eine der beiden Anmeldungsmethoden:

Methode	Beschreibung
E-Mail & Passwort	Klassische Anmeldung mit registrierter E-Mail-Adresse.
Identity Provider	Anmeldung mit Google-, Microsoft- oder Apple-Konto.

Nutzen Sie das gleiche Anmeldeverfahren, das Sie bei der Registrierung verwendet haben.

So vermeiden Sie Zugriffsprobleme durch unterschiedliche Login-Kanäle und behalten Ihre Anmeldeinformationen konsistent.

Abbildung 2: Anmeldeoptionen in KENEXOS

3. Application Hub

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in den „Application Hub”, wo Sie sich in ein KENEXOS®-System einloggen können, für das Sie einen Zugang haben. Der Hub ist die zentrale Auswahl für Ihre einzelnen Mandanten oder Tenants.

Abbildung 3: KENEXOS-Hub zur Anzeige der Tenants

4. Mein Konto – Persönliche Einstellungen

Sie erreichen „Mein Konto” über das Menü oben rechts (gekennzeichnet mit Ihren Initialien).

4.1 Persönliche Daten

Feld	Beschreibung	Änderbar
Vorname	Ihr Vorname	✓ Ja
Nachname	Ihr Nachname	✓ Ja
E-Mail/Kontoname	Eindeutige Kontokennung	✗ Nein

4.2 Systemeinstellungen

Konfigurieren Sie folgende Optionen:

• Sprache: Wählen Sie die Anzeigesprache für das KENEXOS®-System (benutzerindividuell).
• Datumsformat: Definieren Sie das Format für Datum und Uhrzeit.

4.3 Benachrichtigungseinstellungen

Klicken Sie auf „Bearbeiten” im Bereich „Benachrichtigungseinstellungen” und wählen Sie:

Option	Beschreibung
Sofortbenachrichtigung	Sie erhalten sofort per E-Mail eine Mitteilung über Änderungen an Ihren Tickets.
Tageszusammenfassung	Sammelbericht einmal täglich zu einer eingestellten Uhrzeit.
Fälligkeitserinnerung	Tägliche Benachrichtigung (6:00 Uhr) für Tickets, die Ihren Filterkriterien entsprechen.

4.4 Voreinstellungen für Schnellerfassung

Legen Sie Standardwerte fest für:

• Ticketkategorie: Automatische Vorauswahl bei neuen Tickets.
• Tickettyp: Automatische Vorauswahl bei neuen Tickets.

Diese Einstellungen synchronisieren auch mit der mobilen App. So behalten Sie Ihre bevorzugten Voreinstellungen auch unterwegs bei.

Abbildung 4: Kontoeinstellungsoptionen

Abbildung 5: Kontoübersicht

5. Passwort zurücksetzen

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben:

1. Öffnen Sie die Anmeldeseite unter https://app.kenexos.com.
2. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen”.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
4. Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner und folgen Sie dem Zurücksetzen-Link in der empfangenen E-Mail.
5. Legen Sie ein neues Passwort fest.
6. Sie können sich nun mit dem neuen Passwort anmelden.

Dieser Ablauf schützt Ihr Konto, weil das Passwort nur über die hinterlegte E-Mail-Adresse geändert werden kann.

6. Sprache einstellen

KENEXOS® kann nach der ersten Anmeldung nicht sofort in der gewünschten Sprache angezeigt werden.

Sprache wechseln:

1. Klicken Sie auf das Menü oben rechts (Ihre Initialien).
2. Wählen Sie „Sprache”.
3. Wählen Sie Ihre gewünschte Spracheinstellung aus.

Diese Einstellung wird automatisch in „Mein Konto” gespeichert.

Abbildung 6: Einstellungsleiste

Abbildung 7: Kontodarstellung in KENEXOS

7. Das Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite in KENEXOS® mit personalisierten Arbeitsbereichen.

7.1 Shortcuts (Schnellzugriff)

Shortcuts sind benutzerdefinierte Links zu Ihren wichtigsten Arbeitsbereichen.

Shortcuts anpassen:

1. Navigieren Sie zur Dashboard-Sektion „Shortcuts”.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten”.
3. Nutzen Sie folgende Funktionen:

Shortcuts helfen Ihnen, häufig verwendete Arbeitsbereiche schneller zu erreichen, ohne wiederholt durch das Menü zu navigieren.

Aktion	Methode
Verschieben	Drag & Drop auf der oberen linken Ecke des Symbols.
Reihenfolge ändern	Verwenden Sie die Pfeiltasten neben dem Element.
Hinzufügen	Klicken Sie auf „Neu” und wählen Sie einen Arbeitsbereich.

Abbildung 8: Dashboard-Startseite von KENEXOS

Abbildung 9: Shortcut-Beispiele

7.2 Meine Projekte

Werden Sie als Projektmitglied hinzugefügt, erscheint das Projekt automatisch als Favorit im Dashboard.

Projektanzeige enthält:

• Projektname und -kurzbezeichnung: Klick öffnet die Projektakte.
• Ticketstatus: Klick zeigt Tickets mit diesem Status im Ticketmonitor.
• Favoritenstern: Zum Entfernen aus der Dashboard-Ansicht.

Abbildung 10: Ticketübersicht nach Status

7.3 Letzte Kommentare

Übersicht der zuletzt erfassten Kommentare mit zugehöriger Entität (z. B. Tickets).

Funktionen:

• Klick auf einen Eintrag öffnet den vollständigen Kommentarverlauf.
• „Alle Kommentare” zeigt eine gefilterte Gesamtübersicht.

7.4 Meine Tickets

Schnellübersicht Ihrer zugewiesenen, erstellten oder gekennzeichneten Tickets.

Symbole bedeuten:

• 📎 = Dateien verknüpft
• 💬 = Kommentare vorhanden
• 📍 = Position auf Plan gekennzeichnet

Abbildung 11: Ticketlistenansicht

8. Benachrichtigungen

Das Glockensymbol zeigt Benachrichtigungen für:

• Tickets, die Sie erstellt haben
• Tickets, die Ihnen zugewiesen sind
• Tickets von Projekten, deren Teammitglied Sie sind

Status	Bedeutung
Orange Punkt	Ungelesene Benachrichtigungen
Klick auf Benachrichtigung	Öffnet das entsprechende Ticket

Aufbewahrung:

• Ungelesene Benachrichtigungen: Unbegrenzt
• Gelesene Benachrichtigungen: 7 Tage sichtbar

Abbildung 12: Einstellungsleiste

Abbildung 13: Benachrichtigungsübersicht in KENEXOS

9. Organisationseinstellungen und Logos

Organisationsadministratoren können unter dem Zahnradsymbol zentrale Organisationsdaten pflegen.

9.1 Firmenlogo und E-Mail-Fußzeile

Diese Einstellungen betreffen:

• E-Mail-Benachrichtigungen: Firmenlogo und Fußzeile werden angezeigt.
• Empfänger: Erkennt Benachrichtigungen als vom KENEXOS®-System Ihrer Organisation.

Empfohlene Logo-Auflösung: 400 × 200 px

9.2 Report-Logos und Fußzeilen

Für PDF-Berichte können abweichende Logos und Fußzeilen definiert werden.

Empfohlene Logo-Auflösung: 400 × 200 px

Abbildung 14: Benutzerkontoeinstellungen

Abbildung 15: Organisationseinstellungen

Abbildung 16: Report-Voreinstellungen

Abbildung 17: Bautagebuch-Vorgaben

10. Hilfe anfordern

Sollten Sie ein Problem nicht im Hilfebereich finden oder eine Störung melden wollen:

1. Klicken Sie auf „Supportanfrage” im Hauptmenü.
2. Sie werden zur KENEXOS® Support-Seite weitergeleitet.
3. Registrierung erforderlich: Nach Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungsemail mit Anleitung.

Abbildung 18: KENEXOS Support-Portal

11. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Schützen Sie Ihr Konto mit zusätzlicher Sicherheit durch 2FA.

11.1 Setup der Zwei-Faktor-Authentifizierung

1. Navigieren Sie zu „Mein Konto” → „Zwei-Faktor-Authentifizierung”.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen”.
3. Sie werden zur Kontobestandsverwaltung weitergeleitet.

11.2 Authenticator-App installieren

Folgende Apps werden unterstützt:

• Microsoft Authenticator
• Google Authenticator
• FreeOTP

Installieren Sie eine der Apps auf Ihrem Smartphone/Tablet.

11.3 Gerät registrieren

1. Geben Sie eine eindeutige Gerätebezeichnung ein (z. B. „Mein iPhone”).
2. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App.

Abbildung 19: Zwei-Faktor-Authentifizierung auf externen Geräten

Abbildung 20: QR-Code zum Scannen

11.4 Verifizierung abschließen

1. Geben Sie den sechsstelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ein.
2. Klicken Sie „Code verifizieren”.

Die 2FA ist nun aktiviert. Bei jedem neuen Login werden Sie nach dem Code gefragt.

Abbildung 21: Code-Eingabe zur Verifizierung