Mobile App
Benutzerhandbuch: KENEXOS Mobile App
1. Onboarding und Benutzerzugang
Der Zugriff auf die KENEXOS-Plattform wird zentral verwaltet. Eine eigenständige Registrierung ist nicht vorgesehen.
1.1 Erstzugang
- Einladung durch Administrator: Ein Administrator lädt Sie über das Modul „Benutzer” (Einstellungen > Zahnradsymbol) in das System ein. Hierfür ist die Hinterlegung Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.
- Kontoaktivierung: Sie erhalten eine automatisierte Einladungs-E-Mail. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link zur Kontobestätigung.
- Passwortvergabe: Legen Sie über den Link Ihr persönliches Passwort fest, um Ihr Konto zu aktivieren.
1.2 Anmeldung
Nach erfolgter Aktivierung nutzen Sie die Anmeldeseite von KENEXOS.
- Logindaten: Verwenden Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse sowie das zuvor definierte Passwort.
- Hinweis: Die Berechtigungen (Modulsichtbarkeit, Schreibrechte) richten sich nach Ihrer zugewiesenen Benutzerrolle. Bei fehlenden Zugriffen wenden Sie sich bitte an Ihren System-Administrator.
2. Mandanten Hinzufügen
Über das Menü-Symbol (drei horizontale Striche) öffnen Sie die globale Navigationsleiste.
2.1 Mandanten-Management (Organisationen)
Im Bereich „Organisationen” sind alle Mandanten (Tenants) aufgeführt, auf die Ihr Benutzerkonto Zugriff hat.
- Systemwechsel: Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus der Liste aus.
- System hinzufügen: Betätigen Sie die Schaltfläche „NEU”, um weitere Mandanten mit Ihrer Benutzerkennung zu verknüpfen.
3. Projektverwaltung und Offline-Modus
Nach der Anmeldung gelangen Sie in die Projektübersicht.
3.1 Synchronisation
Daten sind unter Umständen erst nach einer lokalen Synchronisation vollständig verfügbar.
- Navigieren Sie zur Projektübersicht.
- Aktivieren Sie den Schalter „Offline verfügbar” für das gewünschte Projekt.
- Der Synchronisationsstatus wird durch ein rotierendes Kreissegment im Profilbild des Projekts visualisiert.
3.2 Offline-Nutzung
Durch die Aktivierung der Offline-Funktion werden Projektdaten lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert. Dies ermöglicht das Arbeiten ohne aktive Datenverbindung. Die Synchronisation mit dem zentralen Server erfolgt automatisch, sobald eine stabile Netzwerkverbindung erkannt wird.
4. Das Projekt-Dashboard
Das Dashboard fungiert als zentrale Steuerungseinheit für jedes Projekt.
4.1 Modul-Übersicht
Die Oberfläche ist kachelbasiert aufgebaut. Ein orangefarbener Kreis an jeder Kachel zeigt die Anzahl der zugehörigen Datensätze an.
- Verfügbare Module: Tickets, Aufmaßblätter, Regieberichte, Formulare, Dateien, Kommentare, Bautagebücher, Pläne, Team-Informationen.
- Navigation: Nutzen Sie das permanente Registerband am unteren Bildschirmrand, um schnell zwischen den Modulen zu wechseln.
5. Tickets
Dieses Modul unterstützt das Mängelmanagement und die Aufgabensteuerung.
5.1 Filterfunktionen
Nutzen Sie das orangefarbene Trichtersymbol, um die Ticketliste einzugrenzen:
- Kriterien: Ticketname/Nummer, Zeitraum, Status, Ticket-Typ oder Zuweisungen (Mir zugewiesen, von mir erstellt).
5.2 Erfassung eines neuen Tickets
- Navigieren Sie zum Register „Tickets”.
- Klicken Sie unten rechts auf den „Plus”-Button.
- Füllen Sie die Pflichtfelder (insbesondere „Projekt”) aus.
- Wichtig: Betätigen Sie abschließend den Button „Speichern” am Seitenende, um die Eingabe zu finalisieren.
| Feld | Kurzerklärung |
|---|---|
| Ticket-Nr. | Automatisch vergebene, eindeutige Identifikationsnummer. |
| Titel | Aussagekräftige Bezeichnung des Tickets. |
| Ticket-Typ | Klassifizierung des Anliegens (z. B. Mangel, Aufgabe). |
| Subtyp | Detaillierte thematische Untergliederung des Ticket-Typs. |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstand (z. B. Offen, Erledigt). |
| Priorität | Dringlichkeit der Bearbeitung (Hoch, Mittel, Niedrig). |
| Ticketkategorie | Thematische Zuordnung zur Filterung und Auswertung. |
| Projekt | Pflichtfeld: Zuweisung zum jeweiligen Projekt. |
| Projektstrukturelement | Organisatorische Zuordnung des Projektes. |
| Objekt | Verknüpfung mit spezifischen Bauteilen oder Anlagen. |
| Fälligkeitsdatum | Frist für den Abschluss; löst bei Überschreitung Erinnerungen aus. |
| Fälligkeit Uhrzeit | Präzise Uhrzeit zur tagesgenauen Steuerung der Fälligkeit. |
| Serviceplan | Zuweisung zu wiederkehrenden Aufgaben oder Wartungen. |
| Aktiv von / bis | Zeitraum der Gültigkeit zur Bearbeitung. |
| Verantwortlicher Leistungserbringer | Geschäftspartner, der für die Ausführung verantwortlich ist. |
| Verantwortliche Person | Konkrete Kontaktperson beim Leistungserbringer für Benachrichtigungen. |
| Zugeordneter Leist.-Erbringer | Optionaler Subunternehmer bei abweichender Ausführung. |
| Beschreibung | Detaillierte Freitext-Schilderung des Sachverhalts. |
5.3 Bearbeitung
- Öffnen Sie das gewünschte Ticket.
- Tippen Sie auf das Stift-Symbol in der jeweiligen Sektion.
- Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen Sie diese über den „Speichern”-Button.
6. Aufmaßblätter
Zur Erstellung neuer Aufmaßblätter navigieren Sie innerhalb des Projekts über das permanente Registerband am unteren Bildschirmrand zum Modul „Aufmaße”. Hier werden sämtliche bereits hinterlegten Datensätze in einer Übersicht dargestellt.
Filterfunktionen: Betätigen Sie das orangefarbene Trichtersymbol, um die Selektion der Liste gezielt einzugrenzen:
Kriterien: Zuweisung an Monteure, Bearbeitungsstand (z. B. Offen, Kundenfreigabe ausstehend, Fakturierung freigegeben) sowie der aktuelle Status der Abrechnung.
Durch Betätigen der Schaltfläche „OK” wird die gewünschte Filterung systemseitig angewendet.
6.1 Aufmaßerfassung
Dieses Modul ermöglicht die mobile Erstellung und Verwaltung von Aufmaßdokumentationen.
- Navigieren Sie im Registerband zum Punkt „Aufmaße”.
- Über das orangefarbene Plus-Symbol legen Sie ein neues Blatt an.
- Beachten Sie die mit einem roten Sternchen (*) markierten Pflichtfelder.
- Sichern Sie Ihre Eingaben abschließend über die Schaltfläche „Speichern”.
| Feld | Kurzerklärung |
|---|---|
| Blatt-Nr. | Systemseitig generierte Identifikationsnummer zur eindeutigen Zuordnung. |
| Beschreibung | Pflichtfeld: Präzise Bezeichnung des jeweiligen Aufmaßvorgangs. |
| Typ | Pflichtfeld: Auswahl der Aufmaß-Kategorie (z. B. Standard). |
| Status | Pflichtfeld: Definition des aktuellen Bearbeitungsfortschritts. |
| Aufmaßdatum | Zeitpunkt, an dem die Messung vor Ort durchgeführt wurde. |
| Belegdatum | Datum der Dokumentenerstellung bzw. der kaufmännischen Relevanz. |
| Leistungsverzeichnis | Pflichtfeld: Verknüpfung mit dem entsprechenden LV-Stamm. |
| Projekt | Pflichtfeld: Automatische Zuordnung zum aktiven Bauvorhaben. |
| Projektstrukturelement | Gliedert das Aufmaß in Projektphasen oder spezifische Gewerke. |
| Projekt-Nr. | Eindeutige Projektkennung, die automatisch hinterlegt wird. |
Sobald das Aufmaßblatt angelegt ist, lässt es sich per Fingertipp öffnen. In der Detailansicht erscheint am unteren Bildschirmrand eine Navigationsleiste mit kontextbezogenen Registern:
- Positionen: Erfassung konkreter Leistungspositionen und Mengenangaben.
- Kommentare: Möglichkeit zum Hinterlegen spezifischer Anmerkungen direkt zum Aufmaß.
- Dateien: Zentrale Ablage für Dokumente, die unmittelbar mit dem Aufmaß verknüpft werden sollen.
- Pläne: Zugriff auf die im Projekt hinterlegten Planunterlagen.
6.2 Positionen erfassen
Um Leistungspositionen zu einem Aufmaßblatt hinzuzufügen, navigieren Sie in den Reiter „Positionen”:
- Zeilenstruktur anlegen: Betätigen Sie „ZEILE HINZUFÜGEN”, um die Gliederung Ihres Aufmaßes (z. B. Raum oder Gewerk) zu definieren.
- Details definieren: Geben Sie im Feld „Beschreibung” eine Bezeichnung ein. Optional können Sie die Zeile über das Feld „Objekt” mit einem Projektobjekt verknüpfen.
- Speichern: Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche „Speichern”. Wiederholen Sie diesen Schritt für beliebig viele Zeilen.
- LV-Positionen zuweisen: Öffnen Sie die Detailansicht einer Zeile über das Stift-Symbol.
- Auswahl: Betätigen Sie „LV-POSITIONEN HINZUFÜGEN”, um die Auswahlmaske zu öffnen.
- Mengenerfassung: Betätigen Sie das Stift-Symbol innerhalb der Zeile und hinterlegen Sie den entsprechenden Wert im Eingabefeld am rechten Rand der Position.
Die Gesamtsumme der Abrechnung wird am Ende der Positionsliste automatisch kumuliert ausgewiesen.
6.3 Prozess der Aufmaßfreigabe
Nach vollständiger Datenerfassung initiieren Sie die Kundenfreigabe über das Hauptregister des Aufmaßblattes. Betätigen Sie hierzu die orangefarbene Schaltfläche „ZUR FREIGABE ZUM KUNDEN”, um das Aufmaß selbst zu signieren.
In der folgenden Maske stehen verschiedene Signatur-Optionen zur Verfügung:
- Digital unterschreiben: Das Dokument wird mit Ihrer hinterlegten elektronischen Nutzer-Signatur versehen.
- Manuell unterschreiben: Es öffnet sich ein Freifeld für die handschriftliche Signatur via Eingabestift oder Finger.
Durch Betätigen von „Speichern” wird die Eigenunterschrift fixiert und der Status des Aufmaßes für den Kunden freigegeben.
Über die Schaltfläche „Freigeben” (oben rechts) rufen Sie erneut den Dialog für die Kundenunterschrift auf:
- Digitale Kundenunterschrift: Voraussetzung ist ein aktiver KENEXOS-Zugang sowie eine entsprechende Projektberechtigung auf Seiten des Kunden.
- Manuelle Kundenunterschrift: Für externe Personen ohne Systemzugang erfolgt die Unterzeichnung direkt am Touchpad unter Angabe des Klarnamens.
7. Regieberichte
Zur Erstellung neuer Regieberichte navigieren Sie innerhalb des Projekts über das permanente Registerband am unteren Bildschirmrand zum Modul „Regieberichte”. Hier werden sämtliche bereits hinterlegten Datensätze in einer Übersicht dargestellt.
Filterfunktionen: Betätigen Sie das orangefarbene Trichtersymbol, um die Selektion der Liste gezielt einzugrenzen:
Kriterien: Zuweisung an Monteure, Bearbeitungsstand (z. B. Offen, Kundenfreigabe ausstehend, Fakturierung freigegeben) sowie der aktuelle Status der Abrechnung.
7.1 Erstellung von Regieberichten
Zur Erstellung eines neuen Datensatzes betätigen Sie das orangefarbene Plus-Symbol in der rechten unteren Bildschirmecke.
| Feld | Kurzerklärung |
|---|---|
| Blatt-Nr. | Systemseitig generierte eindeutige Identifikationsnummer des Berichts. |
| Bezeichnung | Pflichtfeld: Aussagekräftige Benennung des Regieberichts. |
| Typ | Pflichtfeld: Klassifizierung des Berichts (z. B. Regiebericht). |
| Status | Pflichtfeld: Aktueller Bearbeitungsstand (z. B. Offen). |
| Regiedatum | Datum der Erstellung des Berichtes. |
| Belegdatum | Datum der Belegerstellung oder des relevanten Geschäftsvorgangs. |
| Leistungsverzeichnis | Pflichtfeld: Verknüpfung mit dem zugehörigen LV-Stamm. |
| Projekt | Pflichtfeld: Zuweisung zum entsprechenden Bauvorhaben. |
| Projektstrukturelement | Detaillierte Zuordnung innerhalb der Projektstruktur. |
| Projekt-Nr. | Eindeutige Kennung des Projekts. |
| Externe Belegnummer | Optionale Referenznummer für externe Belege. |
| Nr. | Zusätzliche interne Nummerierung (falls abweichend). |
Wenn Sie die Eingabe beendet haben drücken Sie den Speichern-Button und der Regiebericht wird erstellt.
7.2 Erfassung von Leistungen in Regieberichten
Die Leistungserfassung wird in den Regieberichten in zwei Teile unterschieden. Man kann geleistete Arbeit und eingesetztes Material eintragen. Hierzu wechseln Sie im Menüband unten auf das Register „Positionen”.
Drücken Sie „Leistungsbeschreibung hinzufügen” und eine Eingabemaske öffnet sich.
Hinterlegen Sie die Positionsnummer sowie das entsprechende, im Projektstamm definierte Objekt. Ergänzen Sie zudem im Feld „Beschreibung” eine präzise Schilderung der jeweiligen Leistung.
Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Speichern”, um die Position für die nachfolgende Eingabe der Abrechnungswerte final vorzubereiten.
Arbeitszeiten und Material erfassen
Nachdem Sie eine Leistungsposition angelegt haben, können Sie detaillierte Arbeitszeiten oder Materialverbräuche erfassen:
- Erfassung starten: Klappen Sie die gewünschte Leistungsposition über den Pfeil auf der rechten Seite aus.
- Modus wählen: Betätigen Sie entweder „ARBEITSZEIT HINZUFÜGEN” oder „MATERIAL / NK. / ZULAGEN HINZUFÜGEN”, um die entsprechende Eingabemaske zu öffnen.
- Details definieren:
- Datum: Wählen Sie den Tag der Leistungserbringung.
- Bezeichnung: Tragen Sie eine kurze Beschreibung der Tätigkeit oder des Materials ein.
- Name/Mitarbeiter: Wählen Sie die ausführende Person aus.
- LV-Position: Nutzen Sie die Suchfunktion (Lupe), um die korrekte Leistungsverzeichnis-Position zuzuweisen.
- Zeitraum/Menge: Bei Arbeitszeiten geben Sie Start- und Endzeiten an. Bei Material geben Sie die benötigte Menge und die entsprechende Einheit ein.
- Preis: Sofern hinterlegt, werden Preise automatisch übernommen; manuelle Anpassungen sind möglich.
- Speichern: Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Haken-Symbol oben rechts, um die Position zu sichern.
8. Bautagebücher
Dieses Modul ermöglicht die mobile Dokumentation des Baufortschritts. Bitte beachten Sie, dass die initiale Anlage eines neuen Bautagebuchs ausschließlich über die Web-Applikation erfolgt.
Um Einträge mobil zu bearbeiten, muss das Projekt lokal auf das Endgerät synchronisiert und der Datensatz im System bereits vorhanden sein.
Vorgehensweise zur Bearbeitung:
- Wechseln Sie in das Register „Bautagebuch”.
- Wählen Sie das zu bearbeitende Dokument aus der Übersicht aus.
- Ergänzen Sie die relevanten Angaben in den Sektionen für Beschreibung und Wetter.
- Sichern Sie die Daten über die orangefarbene Schaltfläche mit dem Haken-Symbol.
Hinweis: Komplexe Prozesse wie die vollumfängliche Zeiterfassung oder die finale Freigabe verbleiben als administrative Aufgaben in der Web-Oberfläche.